差旅报销管理系统操作指南pdf

差旅报销管理系统操作指南

1、系统登录和权限设置、2、差旅申请流程、3、费用报销流程、4、报销审核流程、5、常见问题解答

1、系统登录和权限设置：首先，用户需要使用分配的用户名和密码登录差旅报销管理系统。在登录成功后，用户可以根据自身的权限设置来进行差旅申请、费用报销和报销审核等操作。例如，在登录后，用户应首先检查自己的权限设置，确保自己有权进行差旅申请和费用报销的操作。如果发现权限不足，应及时联系系统管理员进行权限调整。

一、系统登录和权限设置

1、登录系统

用户需要通过提供的系统网址或公司内部链接进入差旅报销管理系统的登录页面。输入用户名和密码登录系统。如果是初次登录，可能需要进行密码设置或修改。

2、权限设置

检查权限：登录后，用户应检查自己的权限设置，确保能够正常进行差旅申请和费用报销操作。
权限不足处理：如果发现权限不足，应及时联系系统管理员进行权限调整或申请相应的权限。

二、差旅申请流程

1、填写差旅申请表

填写基本信息：包括出差人员姓名、部门、职务、出差日期和出差目的地等。
填写出差计划：详细描述出差的行程安排、预估费用和出差任务。

2、提交差旅申请

提交审核：填写完毕后，点击提交按钮，将差旅申请提交给上级领导或部门主管进行审核。
审核结果：审核通过后，用户将收到系统通知，确认申请已批准。若未通过审核，需按照反馈意见进行修改并重新提交。

三、费用报销流程

1、准备报销材料

收集票据：在差旅结束后，收集所有相关票据，包括交通费、住宿费、餐饮费等。
整理票据：按照系统要求整理票据，确保票据清晰、完整，并标注费用类别。

2、填写报销单

填写基本信息：包括出差人员姓名、部门、职务、出差日期等。
填写费用明细：详细填写各项费用的金额、票据编号、费用类别等信息。

3、提交报销单

提交审核：填写完毕后，点击提交按钮，将报销单提交给财务部门或相关审核人员进行审核。
审核结果：审核通过后，用户将收到系统通知，确认报销已批准。若未通过审核，需按照反馈意见进行修改并重新提交。

四、报销审核流程

1、初审

审核内容：初审人员需审核报销单的基本信息和费用明细，确保填写规范、票据齐全。
反馈意见：如有问题，初审人员应及时反馈给提交人，要求修改。

2、复审

审核内容：复审人员需进一步审核报销单的真实性和合理性，确保费用符合公司政策和规定。
反馈意见：如有问题，复审人员应及时反馈给提交人，要求修改。

3、终审

审核内容：终审人员需对报销单进行最终审核，确认无误后予以批准。
审批通过：终审通过后，报销单将进入财务支付环节，提交人将收到系统通知，确认报销已批准。

五、常见问题解答

1、忘记密码怎么办？

解决方案：用户可以通过登录页面的“忘记密码”链接，按照提示操作，重置密码。如果仍无法解决，可联系系统管理员。

2、报销单被驳回怎么办？

解决方案：用户应查看驳回原因，按照反馈意见进行修改，并重新提交报销单进行审核。

3、如何查看报销进度？

解决方案：用户可以登录系统，进入“报销进度”页面，查看报销单的审核状态和进度信息。

总结：

通过上述指南，用户可以更好地理解和操作差旅报销管理系统。建议用户在使用过程中，仔细阅读系统提示和操作说明，确保各项操作准确无误。如果遇到问题，可及时联系系统管理员或参考常见问题解答部分，获取帮助。