会计档案由谁保管

会计档案的保管主体主要包括以下3类：
1、企业或单位财务部门——负责日常会计档案的整理、归档和保管，确保财务数据的安全性与完整性。
2、单位档案管理部门——部分大型企业或政府机构会设立专门的档案管理部门，统一管理包括会计档案在内的所有档案资料。
3、国家档案馆或指定存储机构——对于需长期保存的会计档案，部分会移交至国家档案馆或符合规定的第三方存储机构进行管理。

详细展开：
一般来说，企业或单位的财务部门是会计档案的第一责任人，主要职责包括定期归档、分类管理和按规定期限存储。在存储期满后，部分档案可能被销毁，部分则需移交档案管理部门或国家档案馆。特别是对于涉及税务、审计和法律合规的企业，财务部门需严格遵守相关法规，确保会计档案的完整性和安全性。

一、会计档案的定义与重要性

会计档案是指企业、机关、事业单位等经济组织在会计核算和管理过程中形成的，具有保存价值的会计凭证、账簿、报表等文件材料。这些档案不仅是财务管理的基础，也是税务审计、法律诉讼和历史记录的重要依据。

会计档案的保管对于企业至关重要，其核心作用包括：

保证财务透明度：确保企业的财务数据真实、完整，可追溯。
支持审计与税务申报：税务机关和审计机构需要查看会计档案，以核实财务信息的准确性。
防范法律风险：财务数据的不当处理可能会引发法律纠纷，会计档案可以作为法律证据。

二、会计档案的保管主体及职责

1、企业或单位财务部门

（主要职责：会计档案的日常管理、归档、存储及调阅）
企业财务部门通常是会计档案的第一管理者，负责从文件形成到归档的全过程管理，主要职责包括：

归档整理：按时间、类别整理凭证、账簿、报表等文件，并确保其完整性。
分类存储：按照会计档案管理办法，区分不同类型的会计档案并分类存储。
安全管理：防止档案损毁、遗失，确保数据的安全性和机密性。
档案移交：在存档期限届满后，按规定移交给单位档案管理部门或销毁。

2、单位档案管理部门

（主要职责：统筹管理企业所有档案，包括会计档案）
部分规模较大的企业、政府机关或事业单位设有专门的档案管理部门，该部门在一定期限内接收财务部门移交的会计档案，并进行统一管理。其主要工作包括：

监督各业务部门（含财务部门）按规范存档。
统一管理长期保存的会计档案，确保存储环境安全。
提供档案查询和调用服务。

3、国家档案馆或第三方存储机构

（主要职责：存储长期档案，确保档案安全合规）
根据《会计档案管理办法》，部分具有历史和法律价值的会计档案，在企业存档期满后需要移交到国家档案馆或专业的存储机构。这些机构承担长期存储任务，确保档案不会因企业变更、解散或破产而丢失。

三、会计档案的保管期限

不同类型的会计档案有不同的保管期限，通常按照5年、10年或永久进行分类。以下是常见会计档案的保管期限规定：

会计档案类型	保管期限
会计凭证（记账凭证、原始凭证）	10年
会计账簿（总账、明细账等）	10年
财务会计报告（年度财务报表）	永久
银行对账单、存款余额调节表	5年
工资表、固定资产台账等	10年

注：具体保管期限可能因国家法规变更或行业要求有所调整。

四、会计档案保管的法律法规要求

在我国，会计档案的管理受到《会计档案管理办法》《企业会计准则》《档案法》等法规的约束，主要规定如下：

《会计档案管理办法》：明确了会计档案的归档、保管、移交、销毁等细则。
《企业会计准则》：要求企业依法建立会计档案管理制度，确保财务数据合规。
《档案法》：规定了企业档案管理的基本要求，包括会计档案的存储和调阅权限。

企业在日常管理中，必须严格遵循上述法规，确保会计档案的合规存储与使用。

五、会计档案的存储方式及安全管理

为了防止会计档案的损毁、遗失或泄露，企业需要采取严格的存储和安全管理措施，主要包括：

1、物理存储管理

设立专门的档案室，保持通风、防潮、防火。
使用档案柜和防火保险箱存放重要财务文件。
定期检查档案，防止虫蛀、霉变或人为破坏。

2、电子档案管理

随着数字化的发展，企业逐渐采用电子档案管理系统，以提高效率和安全性。

建立电子档案数据库，对会计档案进行数字化存储。
设定访问权限，防止未经授权的访问或篡改。
定期备份数据，防止数据丢失或损坏。

六、会计档案的调阅与销毁

1、会计档案的调阅

只有授权人员（如财务人员、审计人员）可以调阅会计档案。
调阅过程需登记，明确用途、借阅时间和归还时间。

2、会计档案的销毁

存储期满的会计档案需经单位主管领导审批后方可销毁。
销毁时应形成销毁清单，并由专人监督执行。
重要财务数据应采用碎纸机销毁或电子数据清除，确保无法恢复。

七、总结与建议

会计档案的保管涉及财务合规、法律责任及企业管理规范，企业应建立健全的会计档案管理制度，确保档案存储安全、调阅规范、销毁合规。

建议：

制定档案管理流程，明确会计档案的归档、存储、调阅和销毁标准。
采用数字化管理，提升档案存储和检索效率，减少纸质存档风险。
定期培训财务人员，确保档案管理符合最新法规要求。

通过以上措施，企业可以有效提升会计档案的管理水平，确保财务数据的安全性和合规性。