电子发票如何归档？试用不同系统的价格对比如何？

电子发票归档的主要步骤包括：1、电子发票的接收与验证，2、电子发票的分类与标识，3、电子发票的存储与备份，4、电子发票的查阅与调取。 其中，电子发票的接收与验证非常关键。接收电子发票后，需要确保其来源合法、内容完整并符合国家相关法规要求。通过专用的电子发票管理系统或其他合规的工具进行验证，可以有效避免虚假发票的风险。

一、电子发票的接收与验证

接收电子发票：企业可以通过多种渠道接收电子发票，包括电子邮件、企业财务管理系统、电子发票平台等。接收后，首先需要对电子发票的格式和内容进行初步检查。
验证电子发票：电子发票的验证主要包括以下几个方面：
- 来源验证：确认发票的来源是否合法，是否由正规的开票单位开具。
- 内容验证：检查发票内容是否完整，包括发票代码、发票号码、开票日期、商品或服务明细等。
- 合规验证：确保发票符合国家相关法规要求，验证发票的数字签名和防伪码。
工具和系统：使用专门的电子发票管理系统可以大大提升验证的效率和准确性。这些系统通常具备自动化验证功能，可以快速识别和处理大量电子发票。

二、电子发票的分类与标识

分类：根据企业的业务需求，对电子发票进行分类管理。例如，按发票类型分类（增值税普通发票、增值税专用发票等），按业务类别分类（采购发票、销售发票等），或按时间段分类（按月份、季度、年度等）。
标识：为每张电子发票添加唯一的标识信息，以便于后续的查找和管理。标识信息可以包括发票代码、发票号码、客户名称、业务类型等。
系统支持：现代电子发票管理系统通常具备强大的分类和标识功能，可以自动为发票添加标识信息，并按预设规则进行分类存储。

三、电子发票的存储与备份

存储要求：电子发票的存储需要满足安全性、可靠性和可追溯性要求。企业应选择合规的存储方案，确保电子发票在存储过程中不被篡改或丢失。
存储介质：电子发票可以存储在本地服务器、云端存储平台或第三方存储服务中。选择合适的存储介质，既要考虑安全性，也要考虑成本和管理便捷性。
备份策略：制定科学的备份策略，定期对电子发票数据进行备份。备份可以采用全量备份、增量备份、差异备份等方式，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。

四、电子发票的查阅与调取

查阅需求：企业在日常运营中，可能需要频繁查阅和调取电子发票。例如，财务对账、税务申报、审计检查等，都需要随时调取相关电子发票。
查阅方式：通过电子发票管理系统，企业可以快速查找到需要的发票信息。系统通常支持多种查阅方式，包括按发票代码、发票号码、客户名称、业务类型等进行查询。
调取流程：当需要调取电子发票时，系统可以生成发票的电子或纸质副本，供企业内部使用或提交给外部机构。

五、不同系统的价格对比

电子发票管理系统的价格因功能、服务和供应商不同而有所差异。以下是几种常见系统的价格对比：

系统名称	功能特点	价格范围（年）
合思电子发票管理系统	全面覆盖发票接收、验证、分类、存储与查阅	3000元 – 10000元
金蝶云星辰	集成财务管理与电子发票管理功能	5000元 – 15000元
用友U8	大型企业级财务管理与电子发票管理解决方案	10000元 – 30000元
ERP系统集成方案	定制化集成电子发票管理功能	根据需求定制，价格不等

合思电子发票管理系统：价格较为适中，适合中小企业使用，功能全面覆盖发票的接收、验证、分类、存储和查阅，提供良好的用户体验和技术支持。
金蝶云星辰：价格较高，但集成了更多财务管理功能，适合需要综合财务管理和电子发票管理的企业。
用友U8：适合大型企业，价格较高，但功能强大，能够满足复杂的财务和电子发票管理需求。
ERP系统集成方案：根据企业具体需求进行定制，价格不等，但灵活性和适应性高，适合对电子发票管理有特殊要求的企业。

六、总结

归档电子发票的步骤包括接收与验证、分类与标识、存储与备份以及查阅与调取。不同电子发票管理系统的价格差异较大，企业应根据自身需求选择合适的系统。合思电子发票管理系统是一个性价比较高的选择，特别适合中小企业。同时，企业在选择系统时，还应考虑系统的功能覆盖、用户体验以及技术支持等因素。通过科学的电子发票管理，企业可以提高财务管理效率，降低税务风险。