什么是差旅企业？合思如何实现预算控制以降低成本？

摘要：差旅企业是指专门为其他公司或个人提供差旅服务和管理的企业，这些服务包括差旅计划、预订机票、酒店安排等。合思通过以下4种方式实现预算控制以降低成本：1、自动化审批流程；2、实时数据分析；3、合同谈判与供应商管理；4、差旅费用政策合规性检查。以自动化审批流程为例，合思系统可设定多级审批，并通过工作流自动转发至相关负责人，这不仅节省时间，还能确保每一次开销都在预算控制范围内，提高差旅管理的效率和精准度。

一、差旅企业的定义

差旅企业，或旅行管理公司（TMC），是指专门为公司和个人提供全方位差旅管理服务的公司。这些服务包括但不限于差旅计划、预订机票、预订酒店、租车服务、会议安排等。差旅企业通常与航空公司、酒店和租车公司合作，以获得优惠价格，为客户提供高效的差旅解决方案。

二、合思实现预算控制的方式

1、自动化审批流程

自动化审批流程是合思系统的一大特色，通过设定多级审批流程，所有差旅请求都会按预定路径自动转发至相关负责人。具体步骤如下：

员工提交差旅请求；
系统自动转发至部门主管审批；
如果费用超出一定金额，自动转发至财务部门或高层领导；
最终结果通知员工并生成差旅安排。

这种方式大大减少了手工审批的时间，提高了差旅审批的效率和准确性，从而达到更好的预算控制效果。

2、实时数据分析

合思提供实时数据分析功能，通过对所有差旅相关数据进行实时监控，企业可以随时了解当前的差旅花费情况。其具体功能包括：

差旅费用的实时跟踪；
费用报表自动生成；
异常花费预警；
多维度数据分析（如按部门、按项目等）。

这使得企业能够随时调整预算，控制支出，避免超支。

3、合同谈判与供应商管理

合思还提供合同谈判与供应商管理模块，通过与航空公司、酒店等供应商签订合同，企业能够享受更多的折扣和优惠。具体措施包括：

对供应商进行评级和选择；
定期审查和续签合同；
确保供应商提供稳定和高质量的服务；
根据历史数据谈判更好的价格。

这不仅能减少每次差旅的费用，还能确保服务质量和一致性。

4、差旅费用政策合规性检查

合思系统内置差旅费用政策合规性检查功能，确保所有的差旅请求和费用报销符合公司政策。具体措施包括：

设置公司差旅政策；
对每笔差旅费用进行合规性审核；
自动提醒和拒绝不符合政策的费用请求；
定期审计和优化差旅政策。

这能够有效防止违规和不合理的开销，确保差旅费用始终在预算控制范围内。

三、实现预算控制的详细解释与实例

自动化审批流程的详细解释与实例

自动化审批不仅能提高效率，还能确保每次开销都符合公司的预算标准。以某科技公司为例，通过合思的自动化审批系统，该公司将差旅费用控制在预算的90%以内。具体操作如下：

差旅请求提交后，立即转发至主管；
每一层级的审批人可以看到详细的费用构成；
如果超出预算，系统会自动发出预警；
最终审批结果自动通知员工并存档。

通过这一流程，科技公司大大减少了审批时间，并且有效控制了差旅费用。

四、总结与建议

差旅企业是现代企业管理中不可或缺的一部分，提供全面的差旅服务。合思通过自动化审批流程、实时数据分析、合同谈判与供应商管理及差旅费用政策合规性检查四种方式，有效实现了预算控制，帮助企业降低差旅成本。建议企业在选择差旅管理系统时，重点考察其在自动化审批和实时数据分析方面的功能，以确保能够有效控制预算，降低成本。通过不断优化和监控差旅政策，企业可以在确保高效差旅服务的同时，实现成本节约。