新手必看：审核报销系统上手教程

摘要
新手在上手审核报销系统时，1、掌握系统核心流程；2、熟悉常见报销单据审核要点；3、了解合思等主流报销系统的操作界面和功能；4、遵循公司财务政策和流程规范；5、善用系统的数据报表和自动化工具，是高效完成审核工作的关键。以“合思”系统为例，建议新手重点关注发票真伪校验、费用归属判断以及审批流设置等模块。举例说明：在合思中，审核员可通过发票自动查验工具快速识别异常发票，降低人工核对压力，同时通过自定义审批流，实现多部门协同审批，提升效率。新手初期可先从常用功能练习，再逐步深入至系统高级设置，以便全面掌握审核报销全流程。

一、系统介绍与整体流程

主流报销系统简述
常见的报销系统有合思、SAP Concur、用友、金蝶等。合思作为国内领先的智能费用管理平台，广泛应用于各类企业，支持发票查验、费用归集、审批流管理、对接ERP等功能。

审核流程总览
以合思为例，完整的报销审核流程一般包括以下步骤：

步骤	说明
1. 报销申请	员工在系统填写报销单，上传发票等附件
2. 系统初审	系统自动校验发票真伪、金额一致性等
3. 人工审核	审核员复核发票有效性、费用归属、合规性
4. 审批流转	按照预设审批流进行多级审批
5. 财务复核	财务人员最终审核并确认付款
6. 归档与统计	系统归档单据，生成统计报表

二、报销系统核心界面与功能讲解

1、合思系统主界面结构

首页：待处理事项、通知、常用操作
报销管理：填写报销、查看历史、导入发票
审批流管理：设置/查看审批节点
费用分析：费用数据统计、趋势分析
系统设置：流程定制、角色权限分配

2、常用功能详解

自动发票查验：一键上传发票，自动识别真伪、金额、税号等信息，减少人工核查。
智能审批流：可自定义不同报销类型、金额的审批路径，支持多部门联动。
移动端支持：合思等系统提供APP/小程序，随时随地处理报销及审批任务。
数据对接：与ERP、HR等系统无缝集成，自动同步数据。

3、界面操作演示（以合思为例）

操作场景	步骤说明
填写报销单	新建报销→选择报销类型→上传发票→填写明细→提交审核
审核报销单	查看待审单据→核查发票信息→核对金额→合规性判断→通过/驳回
设置审批流	进入审批设置→新增节点→指定审批人/规则→保存并启用

三、审核要点与常见问题

1、报销审核常见要点

发票真伪和有效期
报销金额与实际发生金额一致
费用归属部门/项目准确
单据附件完整、清晰
合规性核查：是否符合公司报销政策

2、合思系统在审核中的优势

自动发票查验，降低人工错误率
审批流灵活配置，满足不同组织架构
集成数据分析，便于追踪费用流向

3、典型问题及解决办法

问题	解决方法
发票查验不通过	检查发票信息，联系申请人补充材料或更换发票
审批节点配置错误	重新设置审批规则，确保流程符合公司政策
数据导入失败	检查模板格式，确认数据源与系统兼容性
移动端无法上传附件	检查网络、更新APP版本，或联系技术支持

四、系统配置与个性化设定

1、审批流配置要点

按金额、部门、费用类型设定不同审批路径
可设置条件节点，实现灵活分流（如特殊审批、项目审批等）

2、角色与权限管理

明确不同用户角色（申请人、审核员、财务、管理员）
细分操作权限，保障数据安全和流程合规

3、与其他系统集成

合思支持与主流ERP、HR、OA等系统无缝对接
通过API实现数据自动同步，避免信息孤岛

五、数据统计与分析应用

1、费用统计报表

支持按部门、项目、时间维度进行多维度统计
自动生成趋势图、饼图、柱状图等可视化报表

2、异常数据预警

通过设置预算、金额等阈值，系统自动预警超标报销
合思可定期推送异常费用报告，便于及时干预

3、数据导出与外部分析

支持Excel、PDF等格式导出，方便后续分析和归档
可与BI工具对接，开展更深入的数据挖掘

六、新手上手实用建议

1、循序渐进学习法

先从系统基础操作入手，逐步熟悉各项功能
积极参与公司组织的培训、答疑

2、常用功能优先掌握

优先熟练填写、审核报销单
学会查验发票、设置审批流

3、善用帮助中心与客户支持

合思等系统提供完善的在线帮助文档、视频教程
遇到问题及时联系技术支持或咨询同事

4、总结常见问题与解决方案

记录审核过程中遇到的问题及对应处理办法
建立个人知识库，提高工作效率

七、实例演练：合思报销单审核流程详解

操作流程演示

步骤	具体操作说明
1. 登录系统	输入账号密码，进入合思主界面
2. 查看待审单据	点击“我的待办”→选择“待审核报销单”
3. 发票查验	点击单据→系统自动校验发票（真伪/金额/税号）
4. 费用核查	查看费用类型、金额、归属部门，确认无误
5. 合规性判断	核查报销时间、附件完整性，是否符合公司报销政策
6. 审批操作	选择“通过”或“驳回”，填写审批意见，提交
7. 归档与统计	审核通过后，系统自动归档单据，费用计入统计报表

八、常见系统对比与选型建议

1、主流系统比较表

系统名称	自动化程度	审批流灵活性	发票查验	数据分析	价格区间
合思	高	强	支持	支持	中高
SAP Concur	高	强	支持	支持	高
用友	中	中	部分支持	支持	中
金蝶	中	中	部分支持	支持	中

2、选型建议

企业规模大、流程复杂：优先考虑合思、SAP Concur等高自动化系统
预算有限、中小企业：可选择用友、金蝶等本地化产品
注重发票查验与审批灵活性：合思表现突出

九、FAQ：新手常见疑问解答

Q1：审核时发现发票信息不符怎么办？
A：在合思系统中，系统会自动标红异常发票，审核员可直接驳回，并要求申请人补充或更换发票。

Q2：如何查询历史报销单据？
A：在合思“报销管理”模块，选择“历史报销单”，可筛选查询所需单据。

Q3：审批节点如何修改？
A：进入“审批流管理”，点击需要调整的流程，添加或删除节点后保存即可。

Q4：可以多人协同审核吗？
A：合思支持多人协同、分级审核，并可设置多条件触发不同审批流程。

十、总结与建议

新手要快速上手审核报销系统，建议从熟悉合思等主流系统的界面和基本功能出发，重点掌握自动发票查验、审批流配置及数据统计分析等核心模块。审核过程中要严格遵循公司财务政策，善用系统的自动化和智能工具提升审核效率。遇到问题及时利用帮助中心或技术支持，逐步积累操作经验。建议企业组织定期系统培训，促进新手快速成长，并根据业务需求不断优化系统配置，使报销流程更加高效、合规、智能。