公司如何做差旅费凭证分录

公司在做差旅费凭证分录时，主要需要遵循以下步骤：1、记录差旅费的发生、2、记录差旅费的报销、3、记录差旅费的支付。其中，最重要的一步是记录差旅费的发生。这一步包括了将差旅费用按照实际发生的项目进行详细分类，并记录到相关的会计科目中，如差旅费、住宿费、交通费等。接下来，我们将详细解释如何进行这一步。

首先，企业需要对差旅费的发生进行详细记录。这包括了差旅费的具体项目，例如交通费、餐饮费、住宿费、会议费等。每个项目都需要有对应的发票或收据作为凭证。随后，企业需要根据这些凭证记录相应的会计分录。以下是一个详细的分录示例：

差旅费发生的记录：

借：管理费用——差旅费 5000元

贷：银行存款 5000元

以上分录表示公司支付了5000元的差旅费，具体包括交通费、餐饮费和住宿费等。

二、记录差旅费的报销：

当员工提交差旅费报销申请时，企业需要审核报销单据，并进行报销记录。以下是一个报销分录示例：

借：应付职工薪酬——差旅费报销 5000元

贷：管理费用——差旅费 5000元

这表示公司将员工的报销申请金额从应付职工薪酬转入管理费用。

三、记录差旅费的支付：

最后，当公司实际支付报销款项时，需要进行支付记录。以下是一个支付分录示例：

借：应付职工薪酬——差旅费报销 5000元

贷：银行存款 5000元

这表示公司通过银行转账支付了员工的报销款项。

差旅费凭证分录的具体步骤

一、详细记录差旅费用的发生

为了确保差旅费用的记录准确无误，企业需要对每一笔差旅费用进行详细的记录。这不仅有助于财务管理，还能为未来的审计提供必要的凭证。以下是一些关键点：

差旅费用分类
1. 交通费用：包括机票、火车票、出租车费等。
2. 住宿费用：酒店住宿费。
3. 餐饮费用：在外就餐费用。
4. 其他费用：如会议费、通讯费等。
凭证收集

每一项费用都需要有相应的发票或收据作为凭证。这些凭证应当包含详细的信息，如费用发生日期、金额、费用类型等。
会计分录

每项费用需要记入相应的会计科目。以下是一个详细的分录示例：
```
借：管理费用——差旅费 5000元
贷：银行存款 5000元
```
这一分录表示公司支付了5000元的差旅费，具体包括交通费、餐饮费和住宿费等。

二、审核和记录报销单据

当员工提交差旅费报销申请时，企业需要对报销单据进行审核。审核的主要目的是确保报销金额和凭证相符，并符合公司的报销政策。以下是具体步骤：

审核报销单据

审核内容包括：报销金额是否正确、凭证是否齐全、是否符合公司报销政策等。
会计分录

通过审核后，企业需要将报销金额记录到相应的会计科目中。以下是一个报销分录示例：
```
借：应付职工薪酬——差旅费报销 5000元
贷：管理费用——差旅费 5000元
```
这一分录表示公司将员工的报销申请金额从应付职工薪酬转入管理费用。

三、支付报销款项

在实际支付报销款项时，企业需要进行支付记录。以下是具体步骤：

支付报销款项

支付方式可以是银行转账、现金支付等。
会计分录

以下是一个支付分录示例：
```
借：应付职工薪酬——差旅费报销 5000元
贷：银行存款 5000元
```
这一分录表示公司通过银行转账支付了员工的报销款项。

总结

公司在做差旅费凭证分录时，主要遵循以下步骤：1、记录差旅费的发生、2、记录差旅费的报销、3、记录差旅费的支付。详细记录差旅费用的发生是最重要的一步，包括费用分类、凭证收集和会计分录。审核和记录报销单据是第二步，主要是确保报销金额和凭证相符，并符合公司的报销政策。最后一步是支付报销款项，并进行支付记录。通过以上步骤，企业可以确保差旅费的记录准确、合规，并为财务管理和审计提供必要的凭证。