操作指南

下载注册易快报

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1.下载注册易快报-网页端

企业管理员通过易快报官网(www.ekuaibao.com)选择「免费注册/登录」操作即可使用 。 1552615427672-bd43e831-ab3b-47b8-bb34-d0ac4d9df7f7.png

Tips:注册易快报时要选择未被注册过的号码。易快报同时具有移动端和Web端 ,信息存储和服务在云端同步实现,可通过两种方式进行注册。

2.下载注册易快报-移动端

登录App Store或安卓应用商店下载“易快报”,点击「下载安装」也可扫描以下二维码直接下载安装并在移动端注册。 1552615488044-b8eb800a-1777-4e9e-acc0-0b6dcc8a03ac.png

创建企业

1.创建企业-网页端

选择「免费注册」成功后进行「创建企业」操作,填写相关企业信息「提交资料」即可完成企业创建。 1552615552371-26166ae5-c7f9-4dba-ac57-4d68b57d2066.png Tips:创建企业成功后可选择苹果版或安卓版进行移动端应用下载。


2.创建企业-移动端

登录注册易快报成功后选择「创建企业」,进行填写相关企业信息「提交资料」操作,即可在移动端完成企业创建。 1552615613518-a3f93226-50aa-447b-9600-1130ce41249b.png

Tips:注册过程根据操作即可,填写企业名称时请仔细核对,企业名称不可重复不可能更改。

邀请成员

1.邀请成员-网页端

登录网页版易快报创建企业完成后进行「企业管理-部门成员管理-邀请新员工」操作,可选择“复制邀请链接”或“复制邀请码”发送给员工的微信、钉钉、邮箱、企业微信、QQ等平台,邀请员工加入企业。 1552615687614-510cbf34-36d5-4491-a870-02ec297dcdf1.png


2.邀请成员-移动端

打开移动端易快报,创建企业完成后可通过「我的-我的企业-成员邀请-生成邀请链接」选择复制链接、发送邮件、发送短信、发送微信登记中方式邀请自己的员工。 1552615731803-890a97c4-aafa-4124-ba62-333b86957ace.png

创建部门

登录易快报进行「企业管理-通讯录-“+”」操作,可新增或删除多级企业部门。同时,员工在填报销单时可选择部门,方便财务费用统计和分析。 1552615780985-76f9d992-cff5-4c35-90d9-4604fb7ddddb.png

Tips:选择“添加部门成员”还可一键移入成员喔~

激活成员

1.创建企业-网页端

选择「免费注册」成功后进行「创建企业」操作,填写相关企业信息「提交资料」即可完成企业创建。 4.png Tips:创建企业成功后可选择苹果版或安卓版进行移动端应用下载。


2.创建企业-移动端

登录注册易快报成功后选择「创建企业」,进行填写相关企业信息「提交资料」操作,即可在移动端完成企业创建。 5.png Tips:注册过程根据操作即可,填写企业名称时请仔细核对,企业名称不可重复不可能更改。

角色管理

1.角色管理-创建

企业审批角色千差万别,系统管理员可通过「企业管理-基础设置-角色管理」对审批流中的审批人进行角色分组管理,支持普通、部门、项目三种角色类型。 10.png

Tips •普通角色:基于全系统的一般性角色,如系统管理员、公司CEO; •部门角色:在所选部门范围内生效,如部门主管、部门财务; •项目角色:在所选项目范围内生效,如项目负责人;


2.角色管理-应用

例如,按部门主管角色设置审批人,当提交人下一级审批人是部门主管时,在提交单据时,流程可自动判断并将单据流转至提交人的部门主管,无需建立维护多个部门专属流程。 11.png

产品购买信息查看

按照「企业管理-功能授权」操作,可查看企业对易快报的产品购买信息。同时,我们为企业提供了丰富的增值功能,让您将易快报的价值发挥到最大。

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Tips:为不影响正常使用,建议在剩余有效期30天进行续费操作哦,也可拨打400-999-8293为您转人工服务。

企业基础信息维护

点击右上角头像,选择「我的企业信息」,可对企业基础信息进行编辑;在下方可添加企业开票信息,方便成员出示及一键复制,也是系统自动校验发票信息的唯一标准。

1.png Tips:开票信息设置也可在App端进行操作,操作步骤为: 「易快报-我的-企业开票信息」。

权限设置

1.企业权限

进行「企业管理-权限管理」操作,在权限栏里选择对应人员即可成功设置。 2.png Tips: 1.系统管理:用于维护企业信息及数据,可为企业成员配置权限和进行角色组管理,对消费类型、模板、审批流、项目进行自定义。 2.费用报表管理:可管理并查看企业费用报表。 3.报销管理:可查看企业中所有报销单,并将其导出为Excel。 4.借款管理:可查看管理企业借款情况,对成员还款进行确认。 5.申请管理:可查看企业中的所有申请单以及他们的报销情况。 6.预算管理:可编制企业预算,并管理预算可见性及控制方式


2.单据权限

进行「企业管理-权限管理-单据权限」操作,可对单据属性进行条件筛选,将特定单据的查看、评论、打印等操作权限授权给指定人员。 3.png

Tips: 单据属性筛选条件: •单据模板 •金额 •部门 •项目 •税额 •……

自定义规则

1.自定义费用类型-创建

进行「企业管理-费用类型」操作,除系统默认的费用类型,企业可按需添加新的费用类型,费用类型支持多级分组管理,让员工填报更细致,费用管控更灵活。 1.png


2.自定义费用类型-模板编辑

通过自由拖拽的方式,还可为费用类型在单据里的应用样式进行自定义;可上传文件、图片等类型的附件,精准还原员工的消费场景,确保填报合规。 2.png

Tips:敏感字段:作为审批人的审批参考,可选择性打印,适合中国国情。


3.自定义单据模板

按「企业管理-单据模板」操作,可按需创建单据模板,对单据模板样式和字段属性进行灵活自定义,还可为其选择专属审批流程和打印模板。 3.png

Tips: •支持对单据模板进行分组管理,覆盖所有单据应用场景; •还可设置单据可见范围和费用类型限制,做到灵活管理; •单据可选择是否能被关联。


4.自定义档案-创建

企业费用核算维度千差万别,按照「企业管理-自定义档案」操作,可创建档案,例如建立项目、供应商、火车坐席;创建好的档案,可被引用于单据模板和费用类型模板,让费用辅助核算更精细。 4.png图片 19.png


5.自定义档案-应用

进行「企业管理-单据模板-字段选择-添加字段」操作,选择「新建自定义字段」,在字段类型里选择“自定义档案”,引用相应档案,即可完成该档案与费用单据的关联,档案同样可被引用于费用类型、预算分解维度、报表查看维度。

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6.自定义审批流-创建

进行「企业管理-审批流」操作,点击创建按钮, 填写模板名称,即可新建审批流程。

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7.自定义审批流-流程节点类型

点击审批流中「+」按钮即可增加新的流程节点,节点类型分为:审批节点、Ebot节点、寄送节点、收单节点,提高审批流程效率。 7.png

Tips: 审批节点:可设置审批流程节点审批人、生效条件、时效等 Ebot节点:可在审批通过后自动执行档案立项工作 寄送节点:可关联和查看对应单据物流信息 收单节点:审批通过后,可进行单据物料寄送情况确认


8.自定义审批流-流程节点条件

以审批节点为例,可为审批节点设置审批人、生效条件、会签环节;审批人设置提供手动选择、角色匹配、部门主管匹配三种灵活的方式。 8.png

Tips: 手动选择:由提交人/审批人自己选择下一个审核人,通过限制可选范围,设置选择可选的审核人范围。 通过角色匹配:可按照设定的部门角色或项目角色自动匹配审核人,也可按提交人/提交部门/项目自动匹配审核人。(可在操作手册“前期准备”部分查看) 通过部门主管匹配:可按照提交人/费用承担部门自动匹配审核人。


9.自定义审批流-应用

成功创建审批流后,可按「企业管理-单据模板」操作,选择相应单据模板,为该单据模板选择对应审批流程,点击保存即可生效,员工提交的单据,系统即会按预置条件自动判断将单据流转到下一节点。 9.png

收付款账户信息

1.收款账户信息

进行「企业管理-收款信息」操作,可灵活统一管理个人账户和对公账户信息,还可对员工收款账户信息的创建、可见范围、共享等权限进行自定义,确保收款信息的管理准确有序。 12.png

Tips:通过「更多操作-变更记录」操作,可查看账户的使用及历史编辑信息。


2.支付账户信息

通过「企业管理-支付账户」操作,可对企业支付账户信息及支付方式进行自定义;如无开通相关支付插件,系统默认方式仅为真实支付完成后的支付确认作用,并无真正支付意义。 13.png

Tips:易快报网银支付插件,对接国内主流网银,可直接在易快报一键支付款项,资金可追溯,单据可联查,免除出纳跨平台手工支付操作失误。如想了解更多可致电400-999-8293。

多语言&多币种

1.多币种

按照「企业管理-多币种」操作,可按需进行外币设置,添加成功后,员工在填报外币金额时即会按照最新汇率进行本币金额自动计算。 14.png

Tips:此功能需联系客服开通,详情致电400-999-8293。


2.多语言

为满足不同语种员工需要,员工可在首页右上角「我的个人信息-账号设置」来设定特定语种。 15.png

Tips:此功能需联系客服开通,详情致电400-999-8293。

初始化企业数据

初始化企业报销数据常用于清除企业在正式使用前的测试数据,系统管理员登录桌面版,点击右上角头像,按照「我的企业信息-初始化」即可初始化企业数据,初始化后,企业可以正式启用易快报。 初始化.png

Tips: 1.该操作将会清除企业中所有成员等单据信息,包括所有单据及费用明细、所有审批历史、所有借还款记录、所有报表统计数据以及所有预算执行数据; 2.此操作不会清除企业信息和人员信息; 3.此操作无法撤销或恢复,请谨慎使用,且仅可使用一次

申请

登陆移动端,按「工作台-易快报-“+”」,选择对应申请单模板,填写完善信息后「提交送审」即可成功提交申请单,事后可被借款单和报销单关联哦。 申请.png

Tips:可在易快报电脑端也可创建申请单。

借款&还款

1.借款-创建

创建借款单登陆移动端,按「工作台-易快报-“创建+按钮”」,选择对应借款单模板,填写完善信息后「提交送审」即可成功提交借款单,在首页可查看借款余额。 j1.png

Tips:在电脑端也可创建借款单


2.借款-手动还款

1.点击app左上角「我的借款」,选择相应借款单,点击右上角还款按钮,选择「手动还款」 ,输入还款金额,点击确定,即可成功发起还款申请操作。 2.你可选择网银或现金方式进行款项归还,借款管理员在web端进行还款确认操作后,即可成功完成。 j2.png


3.借款-借款核销

一个报销单可核销一笔或多笔已完成的借款单:提交报销单时,点击「核销借款」,选择需要冲销的借款单「提交」即可。系统自动对选择核销借款的报销单进行冲销,待报销单支付成功,你的借款核销就完成啦! j3.png

Tips: 当报销金额>借款金额,你收到的报销金额为差额; 当报销金额≤借款金额,报销金额直接冲抵。


4.借款-查看借款

1.在进入App首页,点击「我的借款」页面,即可查看借款单列表; 2.点击对应借款单,还可查看该借款单的还款和核销记录,也可查看借款单审批历史。 j4.png

报销

1.报销-创建单据

点击首页「+」按钮,选择对应报销单模板,按公司报销规范填写相关基础信息。 b1.png


2.报销-添加费用明细

费用明细添加支持手动添加和导入添加两种方式,完成费用明细添加后,点击“提交”即可成功送审。 b2.png


3.报销-私车公用

在首页选择“私车公用”,点击“开始行程”即可开始行程,点击“结束行程”按钮,即可自动生成行车记录,并且还可根据公司制度自动生成补助金额,完成整个行车记录。 b3.png


4.报销-费用分摊

针对多部门、项目、产品线等共同发生的费用,可按照一定比例或金额进行费用分摊,在报销单里选择「批量管理」,点击「费用分摊」,选择相应费用分摊方式,完善信息即可,能有效促进内部形成持续的成本降低机制。 b4.png


5.报销-委托报销

需要委托他人报销时,可进行「我的-委托授权-添加委托」操作,授权给相应成员,被授权成员即可替委托人提交单据。 b5.png


6.报销-打印报销单

  1. 点击报销单详情页「打印」按钮,生成打印链接;
  2. 你可通过微信、邮件、短信等方式转发给同事帮你打印,在外出差也不怕赶不上报销哦~ b7.png

7.报销-查看审批进度

在首页可见报销单的最新审批进度,点开报销单,还可查看报销单的审批历史,这样心里就有数啦~ b8.png

费用标准

1.费用标准-创建

系统管理员登陆网页端,进行「企业管理-费用标准」操作,可创建机票/酒店/火车/轮船/补助多种类型的费用标准。 f1.png


2.费用标准-编辑

选择相应费用标准,可对其进行相关设置,如与费用类型、单据类型绑定,还可设置超标控制方式,如此一来,确保员工费用提交符合公司费用标准。 f2.png

创建预算

预算管理员登录网页端,点击「财务管理-预算控制」进入配置页面,点击「创建预算」按钮,填写相应信息,可创建预算。 创建预算.png

Tips: 1、预算控制方式分为:周期控制/周期累计控制/非周期控制,也可添加预算控制条件可设置为:提交人/费用承担部门/费用类型/项目。 2、周期控制可按年/半年/季度/月等分解预算; 3、周期累计控制可根据本年历史预算总额进行控制; 4、非周期控制则需手动控制周期。

结算方式

管理员登录网页端,点击「财务管理-结算方式」进入配置页面,点击「“+”创建结算」按钮,填写相应信息,可创建结算方式。 1.png

Tips: 1、结算方式:随单支付消费金额; 2、预充值:如滴滴企业账户、签约饭店及酒店刷卡消费; 3、无需结算:如员工固定补助、差旅补助; 4、事后统一结算:固定供应商采购月结、总(分)公司内部往来。

设置超预算&预警值

1.预算编制

预算可按费用类型、部门、项目、自定义档案(详情见管理员攻略)等多维度组合层层分解,在配置界面还可为该预算设置可见范围和预算负责人。 2.png


2.超预算控制

针对费用超额的报销单,有在报销单上禁止提交/允许单据提交两种处理可供选择,点击保存即可生效,预算负责人可在相关报销单和预算报表中查看预算执行情况。 3.png

Tips: 1、允许单据提交:提交人/审批人在提交/处理超额报销单会收到超额提醒,但仍然可提交 2、禁止单据提交:提交人无法提交超额报销单


3.预算外费用管理

当预算外费用产生时,预算管理员可按照「财务管理-预算控制」操作,点击右方设置按钮,可为单据产生的预算外费用进行管控。 4.png

Tips: 1、允许提交,不显示警告 :可以提交,不显示警告 2、允许提交,显示警告 :可以提交,但会收到警告提示 3、禁止提交:提交人不能提交预算外费用单据


4.设置预算预警值

预算负责人进行「报表-预算报表」操作,选择相应预算报表,点击右上角预警值设置按钮,设置预算预警值,超过预警值,即会收到来自短信或应用的推送提醒。 5.png

Tips:预算负责人权限需预算管理员在相应预算编制界面进行授权。

查看预算执行情况

预算负责人在审批占此预算的报销单时,可点击查看预算占用情况及执行进度情况,也可通过下页「查看预算报表」方式查看负责预算的执行进度和关联单据。

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查看预算报表

预算负责人登录网页端,进行「报表-预算报表」操作,可查看具体预算执行情况,还可查看关联单据详情。 7.png

Tips: 1、点击费用报表可查看费用明细和已用详情 2、已占用金额中包含审批中和待支付的单据; 3、已确认金额中包含已支付和已完成的单据。

发票管理

为方便对发票进行统一管理,拥有票据管理权限的成员登陆桌面版,进行「财务管理-票据管理-发票管理」相关操作,可对员工导入的发票信息进行导出excel及查看发票明细等操作,还可查看与发票关联的费用单据详情。 5.png

Tips:票据管理权限需系统管理员进行「我的企业-权限设置」操作授权。

开票信息分发

系统管理登陆网页端,点击首页右上角头像,选择「我的企业信息」,可在下方添加开票信息,便于发票信息的统一分发与管理,也可为发票导入校验规则进行相应设置。

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发票校验及查重

1.发票校验-扫描发票二维码

成员登录移动端,点击首页「扫码查询」按钮,扫描发票左上角二维码,即可对发票进行抬头和税号校验,如发票信息错误,系统机会提示事前预置的正确发票信息。 2.png

Tips: 系统管理员在系统设置的企业开票信息是企业成员校验发票的唯一标准,修改企业开票信息,需联系系统管理员前往桌面端,进行「我的企业信息-开票信息编辑」操作。


2.发票校验-手动录入

成员登录移动端,进行「我的-发票验证」操作,可通过「手录发票/仅校验纳税人识别号」,可进行发票抬头及纳税人识别号校验。 3.png

发票信息导入

提交单据时,在费用明细栏选择「导入消费」,可通过扫描发票或手录发票形式,导入发票信息,并生产消费明细,确保消费透明。

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高级报表

1.高级报表-创建

高级报表管理员登陆网页端「报表-高级报表」,可按需基于模板快速创建可视化报表,此功能需联系客服400-999-8293开通。 8.png


2.高级报表-配置

高级报表管理员可通过自由拖拽的方式,在页面进行个性化配置,报表创建完成后,可实时查看数据,并且根据个人需求和习惯调整报表的显示,并为高级报表管理员提供透视表和图标的可视化方式。 9.png

预算报表

预算负责人登录网页端,进行「报表-预算报表」操作,可查看具体预算执行情况,还可查看关联单据详情。 7.png

Tips: 1、点击费用报表可查看费用明细和已用详情 2、已占用金额中包含审批中和待支付的单据 3、已确认金额中包含已支付和已完成的单据 4、预算负责人需联系预算管理员在相应预算编制界面进行授权

企业报表

费用报表管理员登录网页端,进行「报表-企业报表」操作,可对企业报表按部门、提交人、费用类型、项目、自定义档案(创建方式见管理员攻略部分)等多种维度进行自定义,还可将特定报表的查看权限授权给相应成员。 6.png

Tips:费用报表管理权限需系统管理员进行「我的企业-权限设置」操作授权。

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