操作指南

下载注册

易快报同时具有移动端和Web端 ,信息存储和服务在云端同步实现,可通过两种方式进行注册。

1.通过易快报官网进行下载注册并登录;
Tips: 推荐使用Chrome浏览器,其他浏览器用户可使用易快报Windows桌面版。

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2.登录App Store或安卓应用商店下载“易快报”,也可扫描以下二维码直接下载安装并在移动端注册。

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创建企业

登录易快报官网,点击【免费注册】,输出相关信息后,选择【点击创建企业】按钮,填写相关企业信息,点击【提交资料】 即可完成企业创建,移动端同样支持此操作。

Tips: 创建企业的人默认为系统管理员,且拥有系统、成员、终审、出纳、账表权限

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邀请|移除成员

一. 邀请成员

1.在移动端邀请成员:

打开易快报App,点击【我的】,进入【我的企业】界面,点击右上角【邀请成员】按钮,可通过邮件、短信或微信等方式分享链接,邀请成员加入企业。

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2.在网页端邀请成员:

登录易快报官网,点击【企业管理】,选择【部门成员管理】 ,点击 【邀请成员】按钮,即可将生成的邀请链接发送给成员,邀请成员加入企业。

Tips:还可批量导入成员信息,无需逐个录入和邀请哦。

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二. 移除成员

点击【我的】,进入【我的企业】界面,选择需要移除的成员,点击【移除成员】即可成功移除该成员;也可在网页端移除成员。

Tips:若需要移除的为系统管理员且是唯一一个,需移交权限后,方可移除。

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企业开票信息

需要开票时,点击易快报移动端「我的」-「企业开票信息」,出示企业开票信息即可,再不用自己手写公司抬头啦;

需要在线提供开票信息时,点击「复制开票信息」可一键复制~

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设置成员权限

(一).在移动端设置成员权限:

点击【我的】,进入【我的企业】界面,点击 【成员】列表,选择需要设置权限的成员,点击【修改权限】 ,可为成员设置权限。

Tips:

共有五个默认权限,分别是系统管理员、成员管理员、终审人、出纳、账表管理员。

1.系统管理员:可以修改他人权限、维护企业信息。

2.成员管理员:可以邀请或移除成员。

3.终审人:只有具有终审人权限的成员,才能将报销单转给出纳进行支付确认。

4.出纳:对报销单进行支付确认,是整个报销流程的终结环节。

5.账表管理员:可以查看企业报表。

注意:如选择弹性审批流,请在正式报销前设置终审人和出纳权限,保证报销流程顺利完成。

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(二).在网页端设置成员权限:

登录易快报官网,选择【企业管理】,点击【部门成员管理】,在成员列表里选择需要设置权限的成员,点击【编辑】按钮,勾选相应权限,保存即可。

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配置企业部门

登录易快报官网,选择【企业管理】,点击【部门成员管理】,可新增或删除多级企业部门。员工在填报销单时可选择部门,方便费用统计和分析。

Tips:

  1. 此操作仅可在网页端进行;
  2. 具有成员管理员权限的成员可一键导入所有成员信息,无需逐条输入哟。

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部门报销单查看权限:
登录易快报官网,选择【企业管理】,点击【部门成员管理】,点击部门操作菜单,选择【部门编辑】,在报销单管理栏,选择相关人员,点击保存,所选人员即可有权限查看该部门所有报销单。

Tips:此功能仅可在网页端操作。

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配置企业项目

一. 新建项目

选择【企业管理】,点击【自定义项目】,系统默认进入“未分组项目组”界面,可新增或停用项目,发布即可生效。成员在填写有项目字段的报销单时,可选择项目,方便项目费用统计和核算。

Tips:

  1. 此操作仅可在网页端进行;
  2. 报销单模板 “项目名称”字段设置,操作为“企业管理-自定义模板”;
  3. 每个公司都会有一个“未分组项目组”。

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二. 创建项目组

点击右上角【管理项目组】,可进入项目组管理界面,点击【新建项目组】按钮,可创建新项目组,还可对项目组进行重命名和删除操作处理。

点击【编辑负责人】,可选择项目组负责人,可对项目组进行新增停用项目、成员管理等权限操作。

Tips:

  1. 此操作仅可在网页端进行;
  2. 项目负责人只可看到未分组项目组和被授予负责权限的项目组。

管理员设置-配置项目组-创建项目组1.png 管理员设置-配置企业项目-创建项目组2.png

三. 项目组管理

1.项目负责人选择相应项目组,进入项目组管理界面,可在项目组新增或停用项目。
2.点击【管理成员】按钮,可为该项目组设置可见成员,被选择的成员,在有项目字段的报销单模板里,除任何成员都可看到的未分组项目,还可选择被授予可见权限的项目组。

Tips:

  1. 此操作仅可在网页端进行。
  2. 项目负责人权限需联系系统管理员进行“企业管理-自定义项目-管理项目组-编辑负责人”操作设置。

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自定义单据模板

*此功能页面正在升级中,需切换至旧版进行配置。

一.自定义报销单|借款单模板

按照【企业管理】-【自定义模板】-【跳转页面】操作进入旧版页面,点击【企业报销设置】,进行自定义报销单|借款单模板。

系统预置3种报销单模板,分别是「付款申请单、差旅报销单、日常报销单」;

系统未预置借款单模板;

企业系统管理员还可按需创建多种报销单|借款单模版,适用于不同报销|借款场景。

Tips:

  1. 此功能需在网页端进行操作

  2. 仅「系统管理员」具有该功能权限

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二. 每个报销单模板可按需添加多个字段,字段可设为必填、选填或禁用。

Tips:
1.此功能需在网页端进行操作

2.仅「系统管理员」具有该功能权限

3.其中「报销部门/项目名称/敏感字段」3个字段可添加到消费记录模板里,如消费记录已设置的字段,则该字段将不再出现在报销单模板的表头里,适用于多个项目/部门的集中报销。

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4.可为自定义的报销单|借款单配置固定审批流哦,如需详细操作指南,鼠标请移至右下角,点击联系在线客服、或拨打客服电话:400-999-8293

自定义消费类型

1.点击【企业管理】,选择自定义消费类型,除了默认的8个消费类型,企业可根据需要添加新的消费类型,可设置新建消费类型的相关字段,点击【保存】即可生效。

Tips:消费类型有城市、发票类型、税额三个字段可供选择哦。

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2.点击相应消费类型,可在右上角进行【删除】和【编辑】操作, 此外,还支持多级消费类型哦;
点击右上角【添加子类】选项,可为消费类型增加多个详细子类,想要多详细就有多详细。

Tips:此操作仅可在网页端进行。

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初始化企业数据

登录易快报官网,点击【企业管理】,选择【初始化企业报销数据】,可以清除企业测试阶段所有的报销数据,初始化后,企业可以正式启用易快报。

Tips:

  1. 此功能需在网页端进行操作
  2. 此操作不会清除企业信息和人员信息
  3. 此操作无法撤销或恢复,请谨慎使用

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添加消费记录

点击首页【+】-【消费记录】,按公司要求选择消费类型图标,随手记一笔~

Tips:

  1. 可点击顶部“未制单消费”,选择“记一笔”进行消费记录添加

  2. 此操作只可在移动端进行

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导入第三方消费

点击首页【+】-【导入第三方】,绑定第三方账号后,可一键导入消费明细。

Tips:

  1. 由第三方平台导入的消费可显示订单原始信息,无需人工录入哦~

  2. 此操作只可在移动端进行

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申请

一.提交申请单

1.点击【+】-【差旅申请单】,填写详细行程和预计花费等相关信息;

2.点击“提交送审“至相应审批人,待终审人审批通过,就可以开始准备你的差旅啦~

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Tips:

  1. 报销单可以关联申请单哦,让报销有依有据;

  2. 此操作仅可在移动端进行。


二.审批申请单

1.点击【同意】,可点击“审批通过”或“同意并转发给其他人继续审批”以发送给下一级审批人继续审批;

2.点击【驳回】,填写驳回原因,即将报销单驳回到提交人,提交人修改后可重新送审;

3.点击【提醒打印】,提醒申请人打印申请单。

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Tips:此操作仅可在移动端进行,并可在移动端进行批量审批哦~


三.打印申请单

1.点击首页的“差旅行程“,在【申请】界面点击”查看已完成申请单”,选择需要打印的差旅申请单;

2.点击差旅申请单,可查看单据详情及审批历史,点击右上角【打印】按钮,可通过邮件、短信、微信等方法一键转发打印哦。

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Tips:此操作仅可在移动端进行。


四.一键智能订票

1.申请单通过后,点击首页的【差旅行程】,在【出行】界面可查看行程详细信息,需要订票的行程可一键【预订】;

2.点击行程卡片上的 【预订】按钮,可订购酒店、机票、火车票;无需人工录入时间和起止地点,系统根据差旅行程,可自动显示当天所有航班/车次。

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Tips:

  1. 订票时建议登录同程账号,方便订单查询。

  2. 此操作仅可在移动端进行。

报销

一.提交报销单

1.点击【+】-【报销单】;

2.选择报销单模版,填写相关信息;

3.点击【添加消费】,添加消费记录,【提交送审】。

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Tips:

  1. 报销单可以关联申请单,让报销有依有据;
  2. 报销单可以核销借款单,让借款管理更轻松、更准确。

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二.审批报销单

在易快报系统里,审批人分为一般审批人和终审人两种角色

1.点击【同意】,可发送给下一级审批人审批;

2.点击【驳回】,填写驳回原因,即将报销单驳回到提交人,提交人修改后可重新送审;

3.具有终审人权限,可将报销单同意后【转出纳】支付。

Tips:
1.移动端、网页端均可进行批量审批;

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2.只有「终审人」审核通过的报销单才能够转给「出纳支付」。

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三.打印、撤回、修改报销单

1.打印报销单:
点击【打印】按钮,生成打印链接,即可通过微信、邮件或短信转发给他人,随时随地实现打印。

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2.撤回报销单:
选择需要撤回的报销单,点击报销单详情页【撤回】按钮即可。

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3.修改报销单:
如报销单被驳回,点击【修改】按钮,根据驳回意见快速编辑修改,点击【重新送审】即可。

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四.出纳支付

1.驳回:出纳驳回是将报销单驳回至提交人进行修改。

2.支付:点击【待办】-【支付报销单】-【支付】,可根据自定义确认支付信息,员工将会收到已支付消息推送。

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3.转给其他出纳:如需让其他出纳支付,可点击【转给其他出纳】。

Tips:

  1. 出纳角色在整个审批流程中非常重要,可对单据进行支付,是报销流程的最后环节;

  2. 出纳权限的成员可在易快报网页端导出excel,其中包含收款人的账户信息,方便导入网银支付;

  3. 移动端、网页端均可进行批量支付;

  4. 系统管理员可以自定义支付方式哦,方便确认支付,无需担心混淆支付路径啦。

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五.财务记账

对接主流ERP财务软件,已完成支付的报销单据可直接生成凭证,从此财务记账不用愁。

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Tips:
已成功对接的ERP软件:
用友:T+、T3、T6、U8、NC
金蝶:KIS、K/3、EAS

借款

一.申请借款

1.申请借款
点击【+】-【借款单】,填写借款金额和收款账户等相关信息后,点击【提交送审】至相应审批人,待出纳支付确认后,即可收到借款。

Tips:

  1. 借款单可以上传附件哦,让借款有据可依;

  2. 有冲销和还款两种还款方式可供选择。

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2.出纳支付
系统会自动对选择核销借款的报销单进行冲销,出纳点击【支付】,即可支付报销单,完成借款冲销。

Tips:当报销金额>借款金额,提交人收到报销金额为差额;当报销金额≤借款金额,提交人的报销金额直接冲抵。

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二.借款冲销

1.借款冲销

提交报销单时,点击【核销借款】,选择需要冲销的借款单和相应审批人后,点击【提交送审】即可发起借款冲销。

Tips:一个报销单可核销一笔或多笔已完成的借款单。

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2.发起还款

1)你还可以对借款单发起还款,点击借款单右上角【发起还款】,输入还款金额,点击【还款】即可成功提交还款申请。

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2)还款确认:借款人可通过网银/现金等方式将款项交给出纳,出纳收到还款后,登录网页端,点击【企业借款管理】,找到对应借款单,点击【确认收款】即可完成还款确认。

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三.查询借款情况

1.提交人点击首页顶部栏【我的借款】即可查看借款单及审批进度,还可打开借款单查看核销记录和审批历史。

Tips:如选择报销冲销方式,在借款单里可点击查看冲销的报销单详情。

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2.出纳登录易快报网页端,点击【企业借款管理】,可实时查询所有借款,导出借款单汇总Excel。

Tips:仅出纳权限可进行此操作。

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个人及消费类型

1.预算管理员登录网页端,点击【财务管理】进入费用控制配置页面。

2.点击【个人及消费类型】-【新建费用控制】,对人员范围、消费类型、金额上限及费控周期进行编辑。

3.选择对费用超额报销单的控制方式:有警示警告/禁止提交/不控制三种处理可供选择,点击保存即可生效。

Tips:
1.更改、删除后的费用控制只对新提交的报销单生效。

2.删除的费用控制不会对已提交的流程超额状态产生影响。

3.在报销单上警示警告:提交人/审批人在提交/处理超额报销单会收到超额提醒:禁止提交:提交人无法提交超额报销单。

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4.如费用超额,提交人在提交报销单送审时会收到超额提醒,在报销单列表和报销单详情页面仍可查看仍会出现超额提醒。

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审批者及出纳可在报销单列表和报销单详情中查看具体超额信息,审批或支付超额报销单时,仍会出现超额提醒。

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部门及项目

1.预算管理员登录网页端,点击【财务管理】进入费用控制配置页面。

2.点击【部门及项目】-【新建费用控制】,填写费用控制的年份、部门、周期等相关信息,如勾选【按项目配置】并选择项目,可按部门项目进行费用控制。

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3.可按时间周期设置费控额度,点击【添加新的项目】可新增项目费控,并选择费用超额时的控制方式,点击保存即可生效。

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Tips:修改、删除后费用控制后,费用控制状态的变更将会实时更新到报销单中。

预算可见性权限设置

1.选择相应费用控制,点击右上角【设置可见人员】按钮,选择相应人员,点击确定,被选成员在审批占此预算的报销单时,可点击查看报销单所占预算的使用情况。

2.点击右上角铃铛【提醒】按钮,可进行费用控制预警设置,当费用执行到设置的百分比时,所有对该费用控制具有可见性的成员将实时收到短信通知或应用内推送的预警信息提醒。

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Tips:预算管理员才有权限设置为成员设置预算可见性权限设置。

执行情况

一.超额提醒

如费用超出费控标准,提交人在提交报销单送审时会收到超额提醒;审批者、出纳在审批或待支付超额报销单时,会出现超额提醒。

Tips:

  1. 在报销单列表和报销单详情页面也会出现超额提醒;
  2. 具有预算可见性权限的审批人,可查看待审批报销单所占用的预算情况。
    当待审批报销单费用超标时,在报销单详情页,审批人可点击查看报销单所占预算的使用情况。

二.查看费控执行进度

账表管理员在网页端点击【报表】-【企业报表】,可通过多维度穿透统计功能,追踪企业预算执行的费用明细。

Tips:此功能仅账表管理员可进行操作,可联系系统管理员在移动端通过【我的-我的企业-成员-修改权限】操作进行权限设置。

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导出汇总Excel

登录易快报网页端,点击【批量】按钮,选择【批量导出】,即可批量导出单据费用汇总Excel,省去誊抄统计的麻烦。

Tips:

  1. 可导出本人的、经手审批和支付的所有报销单
  2. 导出时,可按消费记录、报销单、提交人、部门等方式汇总

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添加收款信息

点击【我的】-【修改个人信息】操作,在个人信息页点击底部的【设置收款信息】,可添加收款人,按要求填写相关信息,即可完成个人账户和对公账户收款信息设置。
Tips:

  1. 添加完成后,在打印报销单、导出的Excel上均会显示收款信息;
  2. 建议财务人员推动企业成员设置收款信息,方便正确高效支付;
  3. 此功能仅在移动端实现。

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填写报销单时可在【收款人】字段点击下拉菜单,选择该笔报销单的收款人,高效便捷,无需重复录入。

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统一开票

「开票员」可统一开票,企业在滴滴因公出行产生的报销可开一张发票,无需员工贴票和财务审核成堆发票。

点击【财务管理】-【滴滴统一开票】,选择需要开票的报销单,点击右下角“申请开票”按钮,按要求填写开票信息,确定后即可完成开票申请。

Tips:

  1. 需在易快报授权开通通滴滴企业版,才可使用此功能
  2. 只有「开票员」具有统一开票权限
  3. 统一开票教程

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查看报表

1.点击底部tab栏【报表】,成员均可查看个人和经我审批的数据报表,「账表管理员」还可查看【企业报表】。

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2.网页端可视化多维度报表,实现全方位统计分析。

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分类筛选

1.进入【未制单消费】,点击【筛选】按钮,即可查看消费金额合计,消费记录中不同消费类型的笔数与金额一目了然。

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2.在报销单详情页面,可按「汇总」、「明细」查看报销单消费类型,不同消费类型的笔数与金额可一目了然。

Tips:此功能仅限在移动端操作

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批量处理

1.在网页端进行报销单审核时,点击【待办】-【审批报销单\借款单】-【批量审批】,可快速审批多笔单据。
Tips:移动端同样支持此项操作。

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2.「出纳」可在网页端进行支付报销单,点击【待办】-【支付报销单\借款单】-【批量支付】可快速支付多笔单据。
Tips:移动端同样支持此项操作。

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