如何提高企业费用报销效率?
 
疫情进入后时代,企业逐渐步入正轨,而疫情带来的生存压力却有增无减,降本增效对企业来说依然迫在眉睫。所以,最近小编经常在留言中看到这样的问题:如何提高企业费用报销效率?要提高费用报销效率,企业首先应该分析一下,导致费用报销效率低的原因是什么?

  • 企业报销制度比较繁琐,审批手续和流程冗长?
  • 异地或出差员工较多,报销单据、发票邮寄时间长,且出错率高?
  • 员工费用报销超标情况比较多,财务与报销人员沟通成本较高?
  • 各级审批人审批进度慢,审批流程不透明,导致整体审批效率较低?
  • ……

其实,以上这些问题80%以上都出在“人”身上,可以通过工具来解决,无论是人工核验还是手动批复,这些都是企业费用报销效率低的症结所在。

因此,最好的方法是将制度与工具相结合,将制度通过工具付诸行动,既可以节约人工审核时间,又能最大程度降低面对面沟通成本,人为参与越少,效率和规范性就会越高。

 

1.报销制度通过预置不同类型的单据模板体现

报销制度执行不力,很多时候是由于公司本身报销制度和规则较多,员工很难每次都记得很清楚,所以就出现报销单不规范等各种问题,需要财务和报销人员反复沟通。

 

差旅报销单

 

借用报销工具,可将报销制度通过系统中的自定义单据模板实现,管理员提前预置各类申请单、报销单、借款单,员工根据业务情况自动进入报销规则,什么费用填什么单,单据要填什么、怎么填都可以通过系统设置好,每个字段可以设置必填和选填,这样不仅节省员工报销时间,还可以确保填写的合规性。

 

2.审批效率和规范可通过预设固定审批流和审批节点条件提升

流程执行不力,根本原因在于执行过程中掺杂了比较多的人情因素,而解决这一问题最好的方法就是借助工具。

通过工具设定不同审批流,审批流可以根据不同类型的单据匹配,既减少冗余又保证能够逐级审批,不会越级或漏审批,满足不同费用的审批规范,同时,还可设置审批流中每个审批节点生效条件,如提交单据时所占预算金额超额时,系统可自动匹配到上级主管节点进行特殊审批,所有审批人均可通过手机端随时随地审批,审批驳回的单据可直接进行修改,无需重复填写,这样,不仅能节约审批人的时间,还可以有效保证员工报销的效率和合规性。

 

企业预算管理,预算制定,预算分析

 

3.尽量避免人工核票、验票,提高财务自动化水平和审核效率及准确性

每个月到了报销的时候,财务们就会面临各种问题:不是有假发票就是同一张发票重复报销,为了预防违规风险几乎每个月都要手动查询电子发票是否重复报销、纸质发票是否有假发票,这也是导致报销效率低的一个原因。

 

 

鉴于目前电子发票的普及和国家对电子会计凭证的存档要求,企业选用报销费控系统可以解决以上全部问题。员工通过报销费控系统进行报销时,只需一键导入发票,系统即可自动识别发票真伪,同时还可以自动查重、验证企业名称、税号等,通过PDF上传的电子发票还可以自动存档,不仅员工省事儿,财务的审核效率也能大大提升。

 

4.费用标准自动控制,降低沟通成本

导致报销效率低的原因还有一个就是费用标准问题,每次报销的时候总有报销费用超标的情况,尤其是对于出差比较多的员工来说。费用一旦超标,财务、报销人员及相关部门主管需要就费用问题来回沟通,这种情况不仅影响员工关系、增加沟通成本,且长此以往公司财务预算必定超额,财务制度更是很难执行。

 

 

这种情况下,企业选用能控制员工各项费用标准的报销系统就非常适合了,一般只需将对应费用类型、相关人员的各项费用标准在系统中预置好,可以细化到根据职级不同设定对应的机票仓位、火车等级、住宿城市标准等,还可以对补助标准进行自动计算,企业视情况可进行“刚柔并济”的管控方式,完美解决因费用超标而导致的报销效率降低问题——毕竟制度和标准制定的意义就是为了约束,如果没办法约束,那这些标准的制定也就没有意义了。

随着企业无纸化办公和信息化的普及,工具的重要性已经愈发明显,工具是制度的践行者,通过工具,不仅可以辅助提高企业各项财务制度的合规性和执行效率,同时可以提升企业财务数字化及自动化水平,为企业降本增效实现有效助力。

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