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帆书:业财一体化&无纸化实践
2024-04-01 行业洞察

樊登读书成立2013年;2023年,品牌升级焕新,正式更名为“帆书”。帆书引领了“书籍精华解读”的新阅读模式,通过精选好书与深入浅出的解读方式,为书友带来实用新知与智慧启发。此外,围绕书籍,也提供课程、训练营等服务,并拓展出版、图书销售、书店等领域。帆书APP是公司旗下一款以书籍讲解为主要功能的APP,同时涵盖了众多优质课程、训练营等内容版块。截至20241月,帆书APP已获得超过7000万的注册用户。

 

帆书财务共享中心接近20人,负责全公司的财务核算、内部审计、税务管控、资金调度、内控风险管理等。随着业务的不断发展和扩张,传统的订单处理系统逐渐暴露出无法满足未来业务规划的问题,业务数据和财务数据无法有效链接,凭证数据资料检索困难,给财务工作带来了极大挑战。

 

为了应对这一挑战,公司决定启动业财一体化和无纸化项目,项目一期主要涵盖三大中台项目:订单中台、财务中台、档案中台。

 

业财一体化和无纸化项目

一、订单中台

 

订单中台的目标是通过重构和升级现有的订单系统,以构建一个更现代化、更强大的订单处理平台,以适应未来业务的需求和挑战。

 

传统订单系统可能受限于技术架构、性能瓶颈以及功能上的限制,无法有效地应对日益复杂和多样化的业务流程。新版本的"OMS订单系统"旨在通过引入新的技术、优化架构和加强性能,为公司提供一个更灵活、高效的订单处理解决方案。这将有助于提高订单处理速度、准确性和可靠性,同时支持更多的定制化需求和业务扩展计划。

 

订单中台的搭建是财务数据及时准确的最大基础。

 

二、财务中台

 

财务中台就是在业务系统和财务核算系统之间做一个桥梁,汇集所有与财务相关的业务数据,然后进行检查、筛选、转换,再通过接口将转换成后的数据传入财务核算系统。通过财务中台,能够更好的完成业务和财务之间的数据融合和协同。

 

财务中台的核心内容就是财务服务能力的标准化,通过标准化过程,实现服务能力快速定义,方便业务部门、业务系统的快速对接和使用,实现复用和高效对接除了实现业务数据集中,业财自动转换外,财务中台还汇集了业务和财务的数据,可以进行方便的数据分析,也不需要跨系统协同。同时标准化业务与财务的接口规范,当新的业务系统建立后,可以立即复用之前的规范接口对接财务中台,避免新业务系统与财务系统之间接口的重复开发。

 

规模效应下的成本降低、财务管理水平及效率的提高,以及促进企业核心竞争力上升三个方面。同时保证了会计记录和报告结构的规范和统一,有助于企业财务管理能力的提升以及财务业务的一体化,使企业能够实现业务单位和财务单位之间的平衡。

 

三、档案中台

 

随着档案存储介质从“纸质”到“电子”,需要管理的电子会计档案数据也呈现指数级增长。如何管理爆发式的海量电子会计档案数据,成为财务档案合规性存储领域越来越重要的议题。

 

面对国家电子凭证数据标准的合规存档要求及降低企业储存成本需求,在财务档案数据的提取、组装到调用方面,公司需要海量数据交互、秒级返回速度以及极高的数据性能,优秀的算法逻辑才能调用服务资源、破解数字化存储可读性瓶颈,避免陷入将线下存储的物理空间成本转换为线上硬件存储成本的怪圈。

 

面对这个挑战,我们引进了合思电子档案系统搭建公司的档案中台,通过业务逻辑的匹配实现系统组装,释放人力提高效率,在合规存档前提下真正降低存储成本。

 

转型实施的挑战与成果

 

财务共享中心积极推动部门转型,充分意识到IT技术的重要性,在内部组建管理小组,通过自主独立开发并搭建优化数据库及分析管理平台来规范业务开展流程,提升数据收集与整合效率,较少跨部门重复工作减少纸质单据流转,助力内部控制流程的完善与业绩的提升,以数据支撑决策,支持团队日常经营管理活动。

 

202212月,公司组建信息化项目组,由财务共享中心牵头,B端产研团队配合,项目正式启动;

20232月:引进合思电子档案系统,档案中台上线,历史财务档案数据也完成了迁移;

20236月:公司自研订单中台上线,实现了公司全渠道订单数据的汇集;

20239月:公司自研财务中台上线,搭建了业务数据和财务数据的桥梁。

 

一、订单中台

订单中台是一个用于管理和处理订单的综合性工具。它的主要用途包括:订单创建、处理、跟踪和管理,库存管理,客户信息管理,报告和分析等。通过集成订单处理、库存控制和客户数据,订单中台系统可以帮助企业提高运营效率,减少人工错误,提升客户满意度。优势在于实现自动化的订单处理流程,确保订单准确无误地传递到不同部门,优化库存管理,提供实时的库存信息,从而降低过剩库存和缺货的风险。此外,系统还可以生成各种报告和分析,帮助企业了解销售趋势,做出更明智的决策。总之,订单中台是提升企业订单处理效率、优化库存管理并支持数据驱动决策的强大工具。

 

关键技术和技术难点分析:

1技术可行性:系统的开发和维护需要充足的技术资源,确保系统的稳定性和可扩展性。

2安全性要求:由于涉及订单和客户敏感信息,系统需要具备高水平的数据安全措施,防止信息泄露和黑客攻击。

3用户体验:界面设计应简洁直观,用户能够轻松上手操作,提升用户体验。

4成本效益:系统的开发、部署和维护成本需要在合理范围内,确保企业获得明显的成本效益。

5适应性和可定制性:订单中台应能够适应企业的特定需求,并具备一定的可定制性,以满足不同企业的业务模式。

 

订单中台实现了以下需求:

1)订单处理流程优化:能够自动处理订单,包括订单创建、支付处理、库存扣减和配送等环节,以减少人工干预,提升处理效率。

2多渠道订单整合:系统需要支持不同渠道下的订单整合,如网站、移动应用和实体店铺,确保订单信息的一致性和准确性。

3库存管理和预警:及时更新库存情况,当库存低于阈值时触发预警,帮助企业避免断货风险。

4)实时数据分析:系统具备实时数据分析功能,能够生成订单趋势、销售报表等,为企业决策提供可靠依据。

5)客户信息管理:储存和管理客户信息,包括订单历史、联系方式等,以提供更好的客户服务。

 

二、财务中台

财务中台的工艺路线主要涉及C端业务数据的处理和核算,包括订单对账、资金结算、分润计算、发票开具等功能。具体的实施步骤和技术细节需要根据具体情况进行进一步的规划和设计。

 

关键技术和技术难点分析:

1)大规模数据处理:项目需要处理大量的订单数据和资金流水数据,对数据的高效处理和计算是一个关键技术难点。需要采用合适的数据存储和计算引擎,设计优化的算法和并行计算方案,以提高数据处理和计算的效率。

2)数据安全和隐私保护:由于财务数据的敏感性,保护数据的安全和隐私是一个重要的技术难点。需要引入先进的数据加密、访问控制和隐私保护技术,确保数据的机密性和完整性,同时遵守相关的法律法规和隐私保护政策。

3)对账和异常处理:对账是财务中台的核心功能之一,对账的复杂逻辑和异常情况的处理是一个技术难点。需要设计灵活的对账算法和异常处理机制,能够快速发现和处理对账异常,保证对账的准确性和及时性。

4)跨主体内部往来核算:如果涉及跨主体间的内部往来核算,需要解决不同主体之间的数据对接和核算规则的复杂性。需要设计合理的数据对接和核算逻辑,确保跨主体内部往来款项的准确计算和核算处理。

 

财务中台实现了以下需求:

1主站APP业务、外部平台(如小红书、抖音、天猫等)的订单、资金自动对账,并系统识别差异信息。实现C端业务自动化入账。

2会期类产品按照会期起止时间自动分摊,课程类产品支持按照课程进度进行收入分摊。

3主站app、万米心选商城、樊登小店,用户通过线上申请完成自主开具发票。

4公司跨主体间收入、成本核算,计算内部主体间往来,完成结算。

5自动或手动推送已对账和分摊数据进结算系统生成结算单推送至金蝶,完成财务数据全流程财务数据记录。

 

三、档案中台

公司目前系统数据隔离,不利于财务档案一体化管理,内部多种异构业务系统运行,互相独立、数据隔离,统计分析费时费力。纸质财务票据结构化数据难提取;电子发票查重、验伪耗时费力。在档案储存上,纸质档案储存成本高,风险大,实物档案储存占用空间,企业需要安排专门的档案员管理,人力成本高。并且,实物档案容易受环境因素影响导致不同程度的损坏,企业面临风险。档案整理人力成本高,财务陷入低价值重复性工作。财务账表归档、装订复杂,不断重复进行档案录入的操作,耗时长易出错档案利用率低,无法释放更多价值实物凭证与业务数据分散,无法智能搜索、准确查找。查阅繁琐,多系统翻查原始单据、附件、纸质凭证等。档案借、还状态更新不及时,无系统留痕,无法多人借阅。

 

通过引进合思电子档案系统,实现了:

1)按照归档范围、归档标准梳理不同类型业务档案归档场景,通过灵活可变的接口实现财务档案的应收尽收,电子凭证数据自动验真验签,提取结构化数据。 数据标准统一,档案数据在系统内可视化呈现。

2)全量财务档案数字化存储,电子&实物档案高度关联,线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类型数据。线上虚拟库房可视化监控线下实物档案室,查询电子档案即可定位实物档案位置,线上&线下同步上下架,便捷实物管理。 电子原文件独立式管理+凭证组合式管理,实现电子票据的合规存档,为参加电子凭证会计数据标准深化试点打下坚实基础。

3)智能化制档,依照企业业务管理规范&归档管理规范配置关联规则,会计凭证自动关联匹配及组装,智能生成专用格式版式文件,形成完整业务链组合数据。业务字段回写财务凭证,凭证数据业务化,业务数据财务化,真正实现业财一体化融合。 业务检测+四性检测支持,归档数据合规且业务数据完整。

4)多维度检索,支持全文检索、批量检索等方式,满足企业不同场景多查询需求。 智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树,原始凭证与记账凭证穿透联查、一站式预览。 外部系统通过接口在线调阅,企业员工申请权限在线借阅。

 

目前信息化项目的三大中台一期已实现上线,财务结账效率提高了50%,未来财务共享中心继续推动系统功能的优化和迭代,并准备筹备搭建商品中台、权益中台、支付中台等数字化中台,进一步实现帆书业财一体化&无纸化的目标,提升数字化建设水平,满足未来企业全面数字化转型战略需要,推动数字经济高速发展。


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