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合思x克明面业 | 挂面行业巨头“克明面业”,用“无需报销”找到业财融合最佳平衡点

为高重复率,低价值的财务工作减负,更好服务于业务开展。差旅人员免垫资开票,无需报销助力企业更智能管控。

  • 1000+

    月均差旅报销单&申请单

  • 90%

    报销效率提升

  • 50%

    财务人力成本降低

企业证言

“成功的财务数字化转型绝不该是让员工感到心力交瘁、和业务脱节的,而是要让工具赋能于实际业务,用实实在在的“真本事”创造价值。”

——克明面业·财务部相关负责人

公司介绍

陈克明食品股份有限公司创始人陈克明从1984年开始从事挂面生产研究,经过三十多年来的奋力拼搏,现已发展成为国内挂面行业领先的民营食品高科技企业。在飞速发展的历程中,克明面业积极布局全国生产基地,目前公司在河南遂平、延津、湖北武汉、湖南长沙、益阳南县等地建设有大规模的标准化生产加工基地。公司以研发生产挂面为主,其产能、销售额、市场占有率均名列全国挂面行业前茅。2012年3月16日,公司在深圳证券交易所挂牌上市。

业务挑战
挑战一
预算管控难落地

预算难以在差旅申请前控制,事后报销时才介入,整体差旅管控不“透明”。一旦费用超标,业务报销,财务管控处在尴尬局面,费用管控失效。

解决方案

通过费用标准控制差旅申请标准,按照职级,城市等自动校验,超标禁止提交。合思商城支付即占预算,消费即合规。

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挑战二
财务处理审核工作量大、流程繁琐

此前,财务审核报销时,需要一张张翻看原始单据,并逐一查验。整个过程十分繁杂,财务工作量大,无法聚焦产出更高服务价值。凭证手工生成,手工做账。

解决方案

通过EAI pro批量、自动生成凭证,省去手工制证麻烦,报销单与申请单关联,自动校验费用标准,可查看累计报销费用,累计借款等,通过关联性可将费用关联至项目或合同,审核效率更高。

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挑战三
业务差旅垫资过高

对于业务人员而言,每月大部分时间需要出差,差旅垫资压力大。业务人员要从本部去外地出差,期间要在12306、机票平台、出租车平台间来回切换订票,报销时带回了大量的加油票、打车票、餐票、机票等。

解决方案

无需报销,申请通过后,合思商城消费无需垫资,差标智能管控,消费即合规。事后统一对账结算,合思商城开具大票对应消费明细,发票自动绑定,归档自如。

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“一面之交,终生难忘”,耳熟能详广告语背后是已经陪伴全国人民走过38年时光的克明面业。克明面业财务部相关负责人透露,公司是在2021年开始全面数字化建设,其中就包括财务数字化转型。为此,财务组织架构以及管理制度均进行了全面优化调整。

从长远看,财务数字化是企业发展的必然选择。尤其是克明面业的“研、产、销”模式都在发生变化,对财务管理以及财务职能提出了更高要求。财务要从注重核算、监督的传统模式,向业务前端延伸,向为业务赋能、为经营决策提供分析支持的模式转变。

为了更好服务业务与管理,克明面业的财务职能进行积极调整。财务部相关负责人表示,目前公司已把核算、审核等基础职能从财务部单独抽离出来,成立了核算部。该部门只负责基础核算监督,而其他的财务人员工作重点转向了“业财融合”。

目前,克明面业的财务体系分为三大板块:基础核算部、管理分析部、业财融合部。同时,业财融合部还进行了再度细分——其中一部分服务营销,被定义为营销财务;另一部分服务生产,定义为生产业务财务。财务部相关负责人进一步表示,业财融合人员不再从事核算工作,而是将工作重点深入业务前端,与业务人员一同出差,做市场调研与销售数据分析。

同样,服务于生产的财务人员,要深入到生产一线,全面了解生产工艺与成本管控点,做好对应的数据分析与优化策略。

诚然,财务职能的转变在很大程度上帮助了企业发展,但实现财务数字化转型更需要一套优秀的费控系统解决深层次难题。

此前克明面业采取的费控模式相对传统,业务人员出差后带回报销凭证,通过OA系统一笔笔填入差旅数据提交审批,所带回票据也要逐张贴好。报销流程要在业、财两部门间传递多次才能完成。而整个过程主要反映出三大问题:

一、整体差旅费用、差旅制度的管理偏向于事后管控。

由于费用管控无法触及业务订票前端,只能在事后报销时才能介入,整体差旅管控不“透明”。而一旦费用超标,业务报销时经常抱怨财务不能设身处地考虑当时场景。而此时,费用管控不仅失控,而且财务管理处在尴尬被动局面。

二、财务处理差旅审核工作量大、流程繁琐。

此前,财务审核差旅报销时,需要一张张翻看原始单据,并逐一查验。整个过程十分繁杂,财务工作量大,无法聚焦产出更高服务价值。

三、业务人员垫资过高。

对于业务人员而言,每月大部分时间需要出差。不断订票、订酒店,各种各样差旅费用需要自行垫资。因此,解决垫资过高的问题,提高差旅便捷性就成为业务人员的首要目的。

财务部相关负责人进一步表示,克明面业管理层也希望引入费控系统,实现差旅标准透明化。同时,要从宏观层面做到业财之间的均衡,希望依靠系统使财务找到服务业务最佳平衡点。

在多方对比了解后,克明面业发现合思的“无需报销”解决方案,不仅能帮助企业优化报销费控体系,更能提高报销审批效率。

基于全链路L4级无需报销方案,可实现“全链路自动化+四个统一”,即统一资金账户、统一票台、统一服务台、统一规则主数据,消费平台从孤立使用变为围绕场景的多供应商聚合消费平台,实现同屏比价选购,能帮助企业的费用管控真正实现由“事后”控制向“事前”、“事中”控制转变。

克明面业财务部相关负责人举例称,业务人员要从本部去外地出差,期间要在12306、机票平台、出租车平台间来回切换订票,报销时带回了大量的加油票、打车票、餐票、机票等。

如此一来,在合思自研的聚合消费平台加持下,企业可以通过统一平台,帮助员工解决预定酒店、火车票、机票、打车等需求。同时,将多渠道产生的发票统一整合导入系统,通过系统审批流程反馈给财务人员,进而提高财务审批效率。与此同时,克明面业还希望未来费控报销系统可以对公车私用、因公打车等问题进行精细化管理。

充分了解克明面业的多维需求后,合思有针对性地为克明面业打造定制化服务方案。通过聚合消费平台,使业务差旅中涉及到的打车、机票、酒店、火车票均可在线上平台处理,平台交易可直接审批并关联报销,私车公用也可按照公司规定自动计算补贴。此外,日常差旅中涉及的酒店预定、用餐也可在聚合消费平台统一处理,在同屏比价功能的加持下,住宿等差旅消费可自动选择符合差标的最优门店预定,餐票导入明细也可自动关联审批报销。

自从2020年6月系统上线以来,截至今年4月底,系统共高效处理了9万多笔各类型报销单与申请单。

克明面业财务部相关负责人认为,利用“无需报销”解决方案克明面业财务找到服务业务最佳平衡点。由于费控监管延伸到业务订票最前端,从申请到最终报销整个过程都有严格把控点存在。

值得一提的是,此前克明面业各个事业部、业务部间的差旅标准都是不同的,且差旅标准管理只有一、二、三线城市区别。而现在,根据“无需报销”解决方案提供的差旅数据标准与大数据整合分析,可以根据不同城市制定出更加精准合理的差旅标准。

例如,有很多旅游型小城市有淡旺季区别,淡季时一百元即可,而旺季时可能四五百都找不到酒店。现在,通过“无需报销”解决方案,利用多维大数据分析,财务可实时调整差旅标准,更好地服务业务。

对于业务人员来说,在线上平台进行差旅申请,利用公司与平台间进行结算,无需个人垫资,更无需报销,全面减轻了个人经济压力。

克明面业财务部相关负责人进一步反馈称,近期合思聚合消费平台将华住个人会员与企业会员打通,获得了业务人员一致好评。

过去,业务人员常常反馈,在华住会员体系中,高等级的个人会员往往比企业会员的住宿价格更低,并且可以获取个人积分。而随着个人会员与企业会员打通,预定酒店不论何种会员,都可选择较低价格预定,不影响累计积分给个人。并且,不论是个人会员还是企业会员,预定华住酒店均可急速确认预定成功。如此一来,企业差旅成本进一步降低,体验感更佳,一举多得。

随着财务大部分基础性工作被系统取代,差旅报销流程更加顺畅,克明面业的财务人员有了新的发展方向。其财务部相关负责人表示,随着核算需求的弱化,财务正向着推动业财融合的财务BP方向发展,利用系统反馈的大数据沉淀,全面统一公司差旅管控制度优化差旅标准,克明面业的财务体系有能力为业务提更好服务支持。

在服务维度和深度不断拓展的过程中,克明面业财务体系不断向业务前端延伸,财务人员也从办公室中走了出来,渗透业务开展的更多环节,在强有力的数据支撑之下,成为公司业财一体化的重要推动力。

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