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水规院:综合“效益与效能”智能财务管理在技术型企业的应用实践
2024-04-01 行业洞察

中交水运规划设计院有限公司,简称水规院(原交通部水运规划设计院),成立于1951年,是新中国设立的第一家水运勘察、规划与设计机构,在水运设计行业中最早具有独立对外经营权。设计了新中国第一座海港、第一座内河港、第一座船厂、第一座40万吨矿石码头、第一座45万吨原油码头、第一个大型全集装箱港区……为国内外客户提供了万余项交通及城市建设工程的规划、设计、管理和工程总承包等成果。

水规院围绕“在现代综合交通与城市高质量发展领域,建设国际一流工程咨询公司”的总体目标,通过“大水运+大城市”双轮驱动发展模式打造“三特五型”新水规院,构建了纵横一体化业务发展格局,横向覆盖水运、城市(建筑、市政、生态环境)、信息等多个行业,纵贯涉及产业研究、投融资、规划、设计、勘测、工程总承包与工程管理等全产业链,业务分为高端咨询、水运咨询设计、工程、数字化、城市咨询设计、海外、投资等七大业务板块,已从传统的水运设计院发展成为综合性强、高端咨询优势明显、科技创新能力突出的综合性工程咨询公司。

 

财务管理智能化转型刻不容缓

1.传统财务管理面临转型的需求

传统财务管理面临数字化转型、业财一体化管理过程中急需改变人工程度高、业务财务相对脱节的现状。举例来说,财务数据与生产经营数据一致性与及时性管理存在不足;预算系统无法及时统计分类汇总执行数,生产人员、财务人员无法随时掌握不同层面预算执行数的难点问题;纸质会计档案如山、归档人手不够、速度慢;在应用财务系统过程中收款认领由业务人员操作,操作较为复杂的局面。

2.综合“效益与效能”的财务管理智能升级

首先要树立智能化财务管理理念。第一智能化财务管理要实现业务驱动财务,第二明确业务与财务的关系,第三通过智能财务管理平台实现信息共享以及应用。

然后完善智能管理平台。通过大数据获取的信息数据进行分析和筛选,挖掘适合企业发展的数据,满足企业战略目标设定,使得数据质量和应用效果得到提升。在建立智能化财务管理信息时,基于企业发展现状、业务发展状态、业财融合财务管理内容,确保财务管理满足企业发展要求。

 

财务转型方案与过程

基于综合“效益与效能”智能财务管理的业财一体化应用管理,借助智能化手段建立智能运营体系,管理框架见下图1财务云智能系统架构和图2综合“效益与效能”智能财务管理框架。

 

1  财务云智能系统架构

 

2  综合“效益与效能”智能财务管理框架

 

智能财务应用

基于综合“效益与效能”的智能财务应用实践主要是财务部门全程设计并参与,通过实践与生产经营相结合,不断优化管理流程,提升管理水平

(一)财务云智能系统上线(浪潮公司)

1.账套上线与模块使用

全部账套纳入财务云系统,使用应收应付模块、税务模块、司库模块、资产模块、预算模块、报账模块和总账模块。

应收应付模块数据按财务云上线时点余额进行初始,后续由各报账单在凭证生成环节,控制模块数据的产生和冲销。税务模块通过百望系统引入进项发票和销项发票数据,实现财务云在线抵扣勾选和开具销项发票。司库模块囊括了全部的银行账户,最大限度实现银企直联。收入成本由业务系统生产经营平台推送,费用报销类单据由智慧费控系统推送。总账模块数据也是按财务云上线时点余额进行初始,后续由各报账单在凭证生成环节,生成总账数据。总账模块与其他模块通过流程和单据建立对应关系。

2.业财对接重绘自建系统业务流程

自建系统生产经营平台与财务云系统的收入成本类单据集成,实现自建系统填写,推送到财务云。为了更好的达成业财融合,参照财务云系统,重新梳理了生产经营平台的业务流程。

在投标环节,生产经营平台对接主数据系统,基于主数据编码,获取账户信息,通过“保证金付款单”同步财务云系统,实现结算和记账。项目中标后,在生产经营平台发起合同审批,待审批通过并签订后,信息同步至“合同管理系统”,反馈合同主数据码,同时下发财务云系统。

为确保收入、成本数据准确,生产经营平台在系统层面做了管控:产值金额≥结算金额。对于付款类合同,生产部门依据合同条款、成果文件上报“产值”形成“对下结算单”,经各部门审核,同步财务云,记作“应付暂估款”。待生成部门拿到发票,填写“收票管理”形成“对下结算单”收票转换,同步财务云,记作“应付结算款”。待凭证生成后,系统获取到应付单据编号,生产部门填写“付款审批”形成“业务支付申请”,同步财务云后,审核、结算、记账。完成全部流程。

对于收入类合同,生产部门按进度确认产值,提交“通用收入确认单”,提交财务云确认收入,提交发票申请,开具发票,做开票转换记作“应收结算款”。待收到合同款,进入财务云“收款认领”模块,核销应收,完成全部流程。

水规院与北京合思信息技术有限公司合作采用了“智慧费控”系统作为日常费用报销的平台。在审批环节,各级领导在企业微信可以收到待办提示,保障审批效率。另外,系统支持在任意节点驳回,可选择重新走审批,也可选择直接提交到当前审批节点,一定程度上简化了审批环节,提升报销速度。此外,智慧费控系统集成了预算模块,在单据提交、审批的各个流程,实时查询预算执行数据并传给“生产经营平台”,使数据在两个平台均可查询、使用,确保数据精准可靠,同时实现费用预算刚性自动管控。

3.广泛使用统建系统

水规院较好地使用了财务云统建系统。门户、商旅、人力资源、合同管理、供应链管理、中交主数据、影像系统、财务云报表系统的高度集成;打通了组织机构、业务数据和财务数据的流转通道。

生产经营平台与合同管理系统、主数据系统和财务云系统集成,实现各类数据的赋码与回传。智慧费控平台与中交商旅系统集成,实现商旅订单自动获取并推送至财务云。依托人力系统,已实现薪酬类单据从人资系统推送至财务云。

(二)人工智能助推财务系统智能升级

1.紧追信息技术发展前沿,上线电子会计档案系统

根据财政部、国家档案局发布的《关于规范电子会计凭证报销

入账归档的通知》,水规院与北京合思信息技术有限公司合作上线电子会计档案系统。该系统与财务云、智慧费控系统集成,通过抓取财务云系统的记账凭证、电子影像等结构化数据,形成一套独立、安全、完整的财务数据。

电子会计档案系统成效显著。一方面,各部门经授权用户可以不受时间、地域限制,自主查阅电子凭证,深度挖掘数据价值,智能剖析财务数据;同时满足审计人员对于电子文件的需求,大量节省扫描、复印凭证的时间。另一方面,系统支持按月快速归档,自动比对入库、待入库数量,确保档案的完整性。从采集、整理、归档、存储、利用、移交、鉴定、销毁实现全面线上化管理,打通业财档案一体化信息系统建设最后一公里。

2.“部门利润表机器人”和“高级报表”上线

为更精准、高效的输出财务核算数据,助力分析公司运营指标,水规院分别与用友网络科技股份有限公司合作,开发出“部门利润表机器人”,与北京合思信息技术有限公司合作,开发出“高级报表”。

“部门利润表机器人”经授权后登录财务云系统,遍历各个账簿,收集构成部门利润表的相关信息,并自动将数据反写至模版的相应位置,形成工作底稿。部门利润表机器人显著提升工作效率。它规避了人工制表可能存在的数据错漏,机器人不仅取数精准,还能一次性将22个核算账簿数据全部集齐,这也节省了汇总环节与各会计沟通协调的时间成本。“部门利润表机器人”的上线一方面提升了数据质量,另一方面也为精准分析公司运营情况奠定基础。

“高级报表”是智慧费控报账单中各个字段排列组合后形成的报表,能够更精细的分析数据构成,进而转化为水规院的“数据资产”。高级报表与预算报表联动,形成包含“预算部门”、“预算科目下达数”、“预算执行数”、“执行比例”的二维统计表,规避了展开至末级科目,才能展示预算数据的情况。高级报表与费用类型联动,形成包含“报销部门”、“费用类型”的二维统计表,可以了解该部门在指定时段内,产生了多少金额的“火车票”、“住宿费”支出等等,为公司“降本增效”提供有力帮助。高级报表可以自动统计各流程节点的工作效率,进一步促进费用报销工作提质增效。

3.收款认领机器人试运行,辅助部门完成“收款认领” 

为提高财务系统“收款认领”的效率,水规院和九科信息技术(深圳)有限公司合作开发“收款认领机器人”。该机器人基于“付款账户名称”与“销项发票抬头”一致、“收款金额”与“应收单”金额一致且唯一等规则,自动完成款项的认领。对“收款认领”模块的数据进行匹配、认领,标志着机器人进入试运行阶段,辅助部门开展“收款认领”。

应用实践过程遇到的主要问题是与生产经营结合需根据不同业务的特点设计差异化的个性方案。解决方法是分析研究,与合作伙伴一起优化产品以满足不同的需求。

 

实践成效与未来展望

公司财务信息化建设实现了财务人员和资金的集中,加强了公司对分支机构的管控,大大提高了财务管理的效率。发挥预测的突出作用,挖掘数据价值,推动业财融合高质量发展,运用管理会计工具,深入分析数据资源,以财务洞察业务,实现业财融合的高质量增值,为建设“现代综合交通与城市高质量发展领域的国际一流工程咨询公司”夯实基础。

(一)实践成效

1.业务流程、审批流程敏捷高效

自建系统分别与交建通和PC门户集成,自动提示待办任务。支持跨层级驳回,避免重复审批。根据公司制度,在系统层面内嵌规范,主动提示单据风险,辅助领导审批。在数据合规和审批速度上都有较大提升。财务云总账依据业务单据实现自动制单,财务云与久其系统高度集成,实现久其自动出表,工作效率显著提升。

2.数据质量稳步提升

财务云各单据相辅相成,与各业务模块联动,一切数据都能追根溯源。系统层面主动提示风险,业务初审及共享中心严格把控数据质量,在合规审核层面更进一步。

3.依托财务云,探索新的业务模式

财务云账簿移交共享,面临实物资料和记账凭证难以匹配的情况,上线“电子会计档案”系统。它从财务云系统拉取全部凭证及电子影像,并进行OCR识别。另一方面,它支持无序归档,可按原始单据的顺序归档,系统自动展示未归档的记账凭证,确保没有遗漏。大量节省了按记账凭证查找原始单据的时间和精力。

财务云系统的持续优化和良性运转,推动使用“机器人”自动出表。为准确把控生产经营指标,对接用友机器人,按月获取财务云账表数据,通过设定各类公式,自动计算“部门利润表”的各项指标。

4.效益与效能提升

综合“效益与效能”的智能财务管理在技术型企业的应用实践为领导决策提供快速支撑、为生产部门提供实时有效的服务,进一步促进了业财协同。以企业战略为指引,以同行对标为抓手,把握“盈利能力”和“成本管控”,提升各业务单元效益,促进管理模式创新与运营质量提升。电子会计档案系统,2022年5-12月共装盒357卷,形成91GB电子数据。系统上线前,聘请事务所专门人员,负责凭证整理与装订,大致需要200个工时,上线后,整理与装订更便捷,财务部员工自行处理即可,大致需要100个工时,不仅缩减了费用支出,同时提升了归档的效率。部门利润表机器人取数精准、效率高,点击“执行”按钮4小时后,即可获得全部账套的部门利润表信息。而人工制表,数据质量高度依赖于会计填写数据的准确性,会计手动填写账簿维度的部门利润表信息后交由主管会计汇总,时效需要2-3个工作日。

 

(二)未来展望

“效益与效能”为中心的财务转型应用实践以智能财务管理的模式为桥梁,将财务管理与业务体系联结一体化,实现动态评估效益与效率,进一步推动企业改革。这种通过智能化方式将财务管理和业务紧密联系不仅是一种改革新尝试,也是进一步推动企业创新管理探索的新实践。


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