400-105-6505
零食很忙,连锁经营门店的财务共享如何做?
2023-06-09 行业洞察

根据Frost&Sullivan数据,2022年中国休闲零食行业总体零售额约为1.56万亿元,其中线下零售额达1.3万亿元,占比83%。作为快消品市场中的活跃行业,零食的销售模式正在发生快速更迭,贩量连锁店一路“狂飙”。

作为一家十分年轻且拥有超2000家门店的零食连锁企业、合思中西南大区的标杆客户,湖南零食很忙商业连锁有限公司(以下简称“零食很忙”)一路创新,以超越传统的姿态,开辟全新零食销售模式,仅4年多时间成长为湖南本土零食连锁行业前列品牌,一年接待消费者超180,000,000人次。

01 巡店、督导全国门店,差旅报销量大、痛点多

作为一家专注线下的零食连锁经营企业,零食很忙的直营店、加盟门店主要分布在湖南、湖北、江西、广西等地,总部则采用“线上远程+线下指导”的督导管理模式,对所有加盟店提供连锁经营管理支持,包括选址开店、统一培训、开业指导、门店运营培训等。基于这一管理模式,零食很忙的差旅需求十分旺盛,但由于差旅报销流程繁琐、差旅管控手段落后、多系统数据孤岛等因素,财务部门积极探索财务数字化转型予以应对。

||| 月均数十万差旅费,财务复核压力大

近2000家门店需要巡店、督导,这导致零食很忙的差旅需求十分旺盛,然而员工差旅申请与事后报销不在同一系统,缺乏关联关系。时常出现同一行程分两次报销、出差申请和报销行程不完全一致等情况;资金支付速度要求高、财务科目多,导致财务“复核+做账”作业压力大。

||| 门店多而分散,发票审核与回收难

各门店的报销统一由总部财务负责。经出纳支付后,门店业务员常因繁忙,不能及时回复消息,导致发票回收慢;在发票稽核环节,大量发票由财务统一登录发票校验平台逐张验真,工作量大。同时,系统无法解决电子发票重复报销问题。

||| 私车公用管控弱,公里数难核查

私车公用的场景下,系统无法根据道路交通情况智能变更路线;由于补贴规则单一,无法满足不同业务部门的不同需求,如拓展组的巡店职责是从起点到终点围绕店铺周围开车转圈,系统无法记录识别。难以规避私车公用办私事、虚报公里数等问题。

||| 多系统并行,数据汇集成难题

业务高速发展,企业虽然引入较多信息化系统,如企微、北森、用友NCC等,但是各个系统有自己的数据体系,由于系统间数据缺乏联动,形成了多个独立的“数据孤岛”,给后续的数据分析、财务做账带来巨大挑战。

02 坚持“全云化”,让数据更好服务企业决策

在财务数字化的背景下,零食很忙亟须建立起一套规范化、标准化、透明化,涵盖“预算管理、费用报销、连接消费、台账报表管理、凭证对接”等功能的商旅费控系统,通过科学合理的管控手段降低企业差旅成本。

同时,作为一家高成长的创业企业,零食很忙积极拥抱SaaS模式,在门店管理、供应链管理、财务管理、经营管理等多个数字化建设方面坚持“全云化”。基于弹性敏捷、广泛连接、高安全性、高性价比的优势,零食很忙选择与国内领先的全链路L4级无需报销解决方案提供商——合思,合作共建了敏捷的数字化差旅报销平台,实现了业财系统互联互通、差旅报销流程重塑,让费用管理更精细、发票处理更高效、数据利用更充分,充分解放员工、财务,更好地让数据服务于企业决策。

||| 重塑差旅报销流程,支持多账户、多法人独立核算

移动端申请,费用标准前置、差标自动校验;支持添加同行人,超标有提示,申请即合规;报销必须关联申请,OCR智能识别拍照导入发票,自动验真查重;差标控制精细且灵活,如飞机控制舱型、火车票控制座席,住宿可按照地区、职级、金额等因素进行控制;差旅出行可在合思商城订购,月底统一核算,同时,合思商城支持多账户模式的不同法人实体独立核算,大大提高财务人员做账效率。

||| 汽车台账管理更精细,私车公用更合规

建立车辆台账,实现私车、租车、公车公用费用报销精细化管理。员工提交报销时,可直接关联该辆汽车,查看车辆报销标准,车辆油耗等信息;行程中支持灵活打卡;行程结束后,补贴金额自动计算,并自动添加数据至车辆台账,管理层财务多端可查,数据可追溯。

||| 自动化发票回收,异地单据高效追溯

发票回收统一使用总部提供的带编码的发票袋,提交报销单时店长填写发票袋编码,发票自动与单据关联;财务收到发票后通过扫描仪识别发票袋二维码,自动识别单据,发票复核状态一目了然。

企业存在部分地税发票,合思通过RPA机器人连接湖南地税查验平台,财务无需离开系统二次操作即可完成地税发票的查验工作,结果回写单据。此外,合思提供多种多样的发票校验规则,如发票敏感字识别,保障企业发票安全;异地单据寄收管理,单据审核至寄送节点时,系统向门店发起待寄送提醒,业务员将快递单号填写至系统中,财务收到快递扫描单号,即可实现发票与单据的自动匹配,高效完成异地单据的收单确认。

||| 广泛连接多系统,实现档案同源、数据共享

广泛连接企微,员工可通过企业微信单点登录合思,不改变使用习惯,消息待办也可通过企微进行处理;广泛连接北森,组织架构信息及消息提醒同步合思,出差申请单自动同步至北森考勤,人员入离职HR仅需维护1次信息;广泛连接NCC,获取供应商、客户、收款信息等。出纳付款通过银企直连在合思内完成,付款状态回写NCC系统并自动生成凭证。

在合思数字化解决方案加持下,零食很忙总部仅靠7人就完成了全国2000家门店的核算工作,建立财务共享中心,公司相关负责人表示:“在《十四·五规划与2035年远景目标纲要》与建设数字中国等宏观政策指引下,零食很忙将与合思持续合作,以全链路L4级无需报销解决方案为核心,将企业消费场景和费控场景深度融合,实现聚合消费、费用报销、导入验票、智能审批、自动支付、财务记账、数据归档的全链路数字化闭环,帮助企业的费用管控真正实现由‘事后’控制向‘事前’、‘事中’控制转变,实现更高效率的财务数字化建设。”

留言板
收到留言,我们会尽快安排时间与您联系。
未来财务用合思,让有限更有效
敏捷的财务收支管理,带来更科学的降本增效和极致的用户体验

首页

售前电话

在线咨询

免费试用