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生物医药企业如何做好财务数字化转型?这家医药企业这样说

行业洞察 2022-06-02

近年来,生物医药企业更多通过学术交流会的形式与医生展开交流,达到传递产品价值的目的。

新的推广模式出现,也带来了新的财务管理难题。学术推广会作为一种新的高频营销形式,过程中间接产生的各类型的讲课费、会议费、宣传费、场地费、服务费、餐饮费等,为企业费用管控带来了新挑战。对此,某A股上市医药企业深有感触,并通过创新实践为生物医药企业的财务数字化转型带来启发。

高频的学术交流会,费用管控是难题

公司公开披露的财务报表显示,公司目前除研发费用和财务费用外,其余成本费用中60%是销售费用支出,而销售费用中近1/4来自学术会议支出。

这些学术交流会中,既有企业自己主办的,也有协同举办的。这些会议区域不同、主题不同、项目不同,所产生的费用报销场景非常复杂。例如:住宿费、餐费、服务费、讲课费等就有多达10多种,“如何使这些费用管理明白,成为了我们最大的难题。”公司销售财务主管如是说。

对管理者来说,如此多的学术交流会,预算难以精准掌控,也无法呈现详细的实时费用支出统计。

对财务来说,高频会议意味着报销时将产生大量单据,处理费时费力,且人工线下处理易出错,不仅要识别发票真伪,更要防止电子发票重复报销;在出纳方面,公司为防止“以公谋私”舞弊现象,要求尽量对公结算支付,任何一场学术交流会,除了要支付内部人员报销外,面对各种会议费涉及的各类型银行账户极多,处理起来也是十分头痛。

对销售部门来说,自主举办小型高频学术会议相关交通餐饮难免个人垫资,报销不及时个人承担费用压力大;后续贴票报销流程繁琐复杂,基础而重复的工作占用大量时间和精力。

对企业而言,在学术交流会上积累下的专家和客户资源,通常掌握在一线销售人员手中,如何避免相关人员离职造成的“资源流失”,也是难题之一。

打破生物医药行业费控痛点,开启财务数字化转型

面对生物医药行业费控管理难题,该企业决定开启财务数字化转型,并与合思·易快报展开深度合作。基于合思·易快报生物医药行业化解决方案,该企业财务数字化路径上呈现出一系列新突破。自2020年5月合思·易快报系统落地后,相继节省了全员75%的报销时间,减少了90%的财务记账归档时间,单据审批效率提升了50%,人力成本也节约了30%。

主要围绕以下四方面展开:

通过“讲者台账”实现事前录入、事后编辑、报销引用。

了解到企业痛点后,合思·易快带来了以“台账”为基础,用以管理学术费用、会议费用支出为核心的解决方案。并根据该企业的要求,将“台账”进行了定制化打造。

根据医药企业管理需求,合思·易快报定制化开发了“讲者库台账”,该功能一方面对讲者相关信息进行管控,避免虚报冒领,另一方面与报销单直接关联,报销时一键调用,减少支付信息输入错误,提高报销效率。

管理者可在“讲者库台账”中标注敏感字段,通过设置相关查阅权限实现讲者信息的数据隔离,从而也大大降低资源流失的风险。例如管理者可查看所有信息等,普通员工只能看到有权限的信息。

同时,合思·易快报还为该企业开发了包括:讲者费用申请单、活动立项申请单、活动费用申请单、活动收入登记单、活动报销单五大单据模块。

医药代表申请讲解费用时,可在提单页面直接关联,不仅提高了审核效率,也避免了虚假申请讲课费的情况。值得一提的是,“讲者库台账”与五大单据模块互相穿透,当单据通过审批时“讲者库台账”内对应费明细将自动写入数据。

此外,“讲者库台账”内信息可由企业自由配置,页面设置也可根据偏好自行选择。任何一条讲课费用、历年支持会议次数都可批量导入导出,并可一键生成报表归档。

穿透报销单与“学术会议台账”,实时管控会议支出。

针对管理学术会议报销场景的需求,合思·易快报也定制化开发了“学术会议台账”与两款单据模组。从学术会议立项到最终费用报销全流程中,医药代表通过提单即可完成费用明细自动录入。

管理者在“学术会议台账”内可全面了解讲课费、场地费、捐赠费、物料费等费用支出情况与报销进度等信息,并分别管控。财务也可利用“学术会议台账”导出会议明细等信息,进而自动归档。

最终在高级报表搭建过程中,可直接导入多种“台账”数据。管理者可查看不同部门讲者数量、劳务费分布占比,以及各部门学术费用申请次数,等多维度报表数据。利用全面覆盖的高级报表,敏捷帮企业管理决策。

通过“设备台账”+“设备调动申请单”,极大丰富“台账”功能。

制药企业拥有大量昂贵医疗设备,这些设备时常在学术会议与各大医院中流转。对于设备的流转管理,企业大多采用人工统计或建群报备。整个设备管理流程不仅位置不清晰,设备借调记录不详实,导致企业协同效率低下。

针对设备管理问题,合思·易快报制定了“设备台账”+“设备调动申请单”解决方案。员工提交“设备调动申请单”即可实时掌握目前设备存放地点以及状态;管理员审批通过后,该设备信息将自动导入到“设备台账”中。所有设备调用次数随时可查,任何调取均有记录;设备存放地点、设备状态等变动实时更新,所有设备信息及设备状态一目了然。

此外,医药企业时常需要采购各类推广宣传品。在学术交流会时,需要印刷各类宣传册。经常出现物品领用记录不明、库存不清晰的情况,大量的推广宣传品与办公用品管理也是企业难题之一。

针对于此,合思·易快报带来“物品&礼品台账”+“物品领用&入库申请单”解决方案。所有物品、礼品出入库与领用登记生成台账信息,领用记录与剩余库存可随时查看。管理者可随时了解库存与利用记录,方便追溯。物品利用更加规范,并可自动计算领用成本,方便审批。

通过“讲者库与活动管理”解决方案全流程管控,月度上百万会议费与上千万的会议报销费用全部实现清晰、精准、实时管控。

利用合思·易快报“讲者库台账”功能,这些费用明细可自动归类每位讲者名下,信息清晰可追溯。当管理者查看不同时间、不同部门、不同区域的会议费时,只需要筛选即可自动计算,一键生成报表。

而利用“学术会议台账”,累计服务了1700多场学术会议活动,月度平均处理了上千万的会议报销费用。虽然费用类型五花八门,但在“学术会议台账”的加持下,所有费用支出均清晰可见。

国家发改委《“十四五”生物经济发展规划》中预期,到2025年我国生物经济总体量将达22万亿。作为生物经济重要构成部分,生物医药企业未来增速尤为可期,发展潜能不可估量。

在生物医药企业的高速发展过程中,离不开数字化费控管理系统支持,通过财务数字化转型可以在全面满足企业降本增效诉求的同时,为企业重塑更健康有序的财务管理体系。

在合思·易快报所聚焦的“六大行业”中,生物医药行业是合思·易快报的布局重点之一。在合思·易快报无需报销解决方案+生物医药行业化解决方案的加持下,将有更多生物医药企业在财务数字化转型中找到打破费控瓶颈的新方式。未来,合思·易快报将以更优质的产品与服务,帮助生物医药企业通过财务数字化转型实现健康有序的可持续发展。

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