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发票报销入账新规!企业需具备电子发票管理系统

档办发〔2021〕1号发布:文件明确,增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点范围扩大,2021年10月底前完成试点工作!

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这意味着,电子发票很快就会全国普及,届时将给发票的报销入账带来巨大变化!企业需要注意的一下几点:

重点一: 如果使用电子会计凭证报销入账,必须做到:

根据《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会[2020]6号 ):“三、除法律和行政法规另有规定外,同时满足下列条件的,单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档:

(一)接收的电子会计凭证经查验合法、真实;;

(二)电子会计凭证的传输、存储安全、可靠,对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现;

(三)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账;

(四)电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局第79号令)等要求。”

重点二:如果以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。即需要电子会计凭证+纸质打印件。

重点三:如果会计拍照、截图、扫描等报销入账,不能仅以电子副本文件报销入账归档, 还需要保留纸质会计凭证。

企业需要对收票管理系统进行升级,借用电子发票的机会建立电子档案管理系统,基于财务共享中心进行全面升级改造。

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